A. Základní informace o IS IMES

Cílová skupina zákazníků

Podnikový informační systém IMES (IS IMES) je díky svému důkladnému analytickému základu a rozsáhlým možnostem nastavení určen společnostem všech zaměření (výroba, obchod i služby) a různé velikosti. Nejčastěji je nasazován na firmách středních velikostí, ale jednoduché ovládání a obchodní politika výrobce ho zpřístupňuje i firmám malým a nejmenším. Běžným jevem je, že jeden majitel má firmy různé velikosti. Pro výběr systému tedy nejsou rozhodující aktuální nároky a aktuální velikost firmy (obojí se vyvíjí v čase). Klienti hledají takový produkt, který bude vyhovovat i v budoucnu a to jak v rozsahu vlastností a funkčnosti tak i kvalitou služeb. Z tohoto hlediska je IMES ta správná volba.

V současné době je IMES nasazen na firmách s rozmanitým zaměřením (zemědělství, různé druhy služeb a výroby, , obchod – velkoobchod i maloobchod, potravinářství, dopravní - i spedice, stavebnictví, školy atd. )

Obecná základní funkčnost systému v přehledu

o Aktuální výstupní informace v každém okamžiku včetně saldokonta a aktuálních stavů skladu

o Přístupnost dat minulých období pro běžné informace i k rozborům (v celém rozsahu)

o Kompletnost knih prvotních dokladů

o Jednotné číslování dokladů a ostatních objektů (zakázek, partnerů, dávek ….)

o Jednotné nastavení předkontace, doplňování předkontace a účtování dokladů

o Racionální pořízení dat a možnost jedinečného zadání informace

o šablony pořízen

o generování dokladů (z fa nebo výdajového dokladu příjemka), řádků dokladů – z příjmu výdej ze skladu ….

o Jednoduché opravy – v rámci pořízení, následně po uložení dokladu i v dalších obdobích (storno novým dokladem, dobropis. ..)

o Komfort obsluhy při pořízení dat

§ modelování formulářů a prohlížečů, přístupnost dat, kontroly, opravy

o Navolení tisků dokladů a dokumentů (běžné doklady prvotní i účetní, faktury, objednávky, smlouvy ..)

o volné texty, odesílání emailem

o Zálohy a pro forma fa

o Cizí jazyk, ciizí měna

o Operativa salda (kompenzace, upomínky, penalizace, kurzové rozdíly ..)

o Automatické vazby mezi doklady a objekty (z faktury vystavené – saldo, převodní příkaz, BV, pokladní doklad, kompenzace, objednávka, dodací list ….)

o Jednotný číselník položek (sklad, zvířata, majetek, fa ..) a ceník (výrobní i fa ceny vč. vnitrocen, slevy a přirážky)

o Jednotný systém účetních a daňových odpisů (majetek i zvířata) vč. podnikových plánů

o Systém zadávání plánu (i elektronicky)

Modulárnost systému

IS IMES je modulární sytém složený z několika desítek modulů, které se skládají do agend (i volitelně dle přání uživatele). Konkrétní implementace u cílového zákazníka umožňuje využití pouze těch modulů, které pokryjí aktuální zákazníkovy požadavky s možností postupného rozšířeného využívání v návaznosti na koncepci rozvoje podnikového systému u uživatele.

V současné době jsou k dispozici tyto moduly či agendy:

- Jádro systému (číselníky, uživatelská práva atd.)

- Partneři

- Položky a ceník

- Provozní modul (doprava a mechanizace, zakázkové listy, pracovní výkazy osob a strojů včetně zúčtování vnitrofakturace, evidence PHM vč. zelené nafty, rozbory strojů a zakázek)

- Pozemky (evidence hnojení, chemických prostředků podle šarží a datumů – výstupy z modulu skladové evidence), evidence jednotlivých prací dle datumů – výstupy z pracovních výkazů modulů: provoz a mzdy, rozbor hnojení, nitrátová směrnice..)

- Docházka (včetně přímého vstupu z docházkových terminálů a návaznosti na mzdy)

- Mzdy a osobní evidence (včetně vnitrofakturace a zelené nafty)

- Majetek – komplet i operativa drobného majetku v samostatném modulu

- Zvířata – včetně centrální evidence i návaznosti na zootechnickou evidenci

- Zásoby – obchod (poptávky, objednávky, skladová evidence, skladová fakturace, mobilní terminály, vč. návaznosti na internetový obchod)

- Pokladna, Pokladní kasa, Kniha faktur s fakturací, Bankovní výpisy, Převodní příkazy, Obecné účtování, Hlavní kniha, DPH

- Saldo a jeho operativa s moduly: kompenzace, penalizace, upomínky, uznání pohledávek a závazků

- Režie, Nedokončená výroba

- Výroba - receptury, plán výroby, výrobní zakázky

- Rozbory, Výkazy

- Dispečink

Platforma a technologie

Podnikový informační systém IMES (IS IMES) je moderní informační systém typu klient-server postavený na Microsoft SQL Serverech 2005 a 2008. Klientská část je z velké části napsána v prostředí Delphi 5.0. Další rozšiřování systému vzhledem k novým nastupujícím technologiím připravujeme v prostředí Microsoft Visual Studio.NET. Jedná se o otevřený systém jednoduše propojitelný s běžnými kancelářskými aplikacemi typu Microsoft Office. IS IMES je podporován na operačních systémech Win2000, WinXP, WinVista, Win2003 a Win2008. Zpracování je rychlé, bezpečné a není omezeno objemem zpracovávaných dat.

Bezpečnost, práva a zálohování dat

Databázový server přiděluje připojenému uživateli optimum prostředků nutných pro jeho efektivní práci. Tento proces je řízen automaticky a není ovlivňován z našeho systému.

Použitím transakčního zpracování je zaručena plná konzistence dat. Bezpečný a efektivní přístup k systému řídí kombinace uživatelských práv na úrovni serveru s uživatelskými právy k modulům, tabulkám, událostem a číselným řadám dokladů.

Systém podporuje archivaci denní (s uchováním archivů za více dní), týdenní, měsíční a roční (včetně vzájemných kombinací). Proces archivace je automaticky řízen systémovým plánovačem, popř. interaktivně přímo obsluhou systému.

Součástí údržby systému jsou úlohy podporující rekonstrukci kumulovaných datových tabulek z tabulek základních (řádky prvotních dokladů).

Přizpůsobivost, otevřenost, individuální uživatelské požadavky

Přestože IS IMES pokrývá široké spektrum uživatelských potřeb je otevřený i pro další typy úloh. Po splnění určitých podmínek a pochopení klíčových vazeb v jádře systému lze jeho funkčnost běžně rozšiřovat i o oblasti, které zatím neřešíme nebo nepředpokládáme jejich řešení.

Systém tiskových sestav a přehledů lze díky vlastnímu vizuálnímu rozhraní jednoduše rozšiřovat o další libovolné sestavy a přehledy. Díky uživatelským profilům se každému uživateli zpřístupňují pouze ty sestavy a přehledy, které jsou potřeba požaduje.

Uživatelské prostředí pro editaci dat je určeno použitou šablonou, která umožňuje podnikové a uživatelské formuláře.

Veškerá data i sestavy lze ze systému exportovat v běžných formátech pro práci v MS Office (html, xls).

Na IS IMES se lze napojit z libovolné aplikace pomocí standardních prostředků (OLE DB Provider, ODBC, ADO…), samozřejmě se zohledněním přístupových práv – např. různé výrobní evidence.

Univerzální vlastnosti systému

Parametry zpracování

o rozsáhlé možnosti nastavení umožňují splnění různorodých požadavků na úrovni legislativy, vnitropodnikových pravidel uživatele i konkrétní obsluhy. Nastavení legislativní, podnikové a uživatelské je důsledně odděleno

o legislativní nastavuje autor systémovými parametry bez možnosti změny uživatelem

o podnikové nastavení kopíruje vnitropodniková pravidla

o uživatelské nastavení (pro konkrétní obsluhu) zvyšuje přehlednost formulářů a rychlost pořízení dat (může nastavovat i obsluha - jen v šablonách)

Jednotný vzhled, ovládání a nastavení všech modulů

Všechny moduly mají jednotné ovládání, vzhled i nastavování parametrů. Tyto vlastnosti přivítají jak společnosti s jednou obsluhou, tak společnosti s rozsáhlou dělbou práce (zastupitelnost).

Aktuální výstupní informace v každém okamžiku, přístupnost dat minulých období a roků

o Jedna z nejdůležitějších zásad zpracování dat v systému je možnost získání aktuálních výstupních informací v každém okamžiku (např. pohledávky a závazky ihned po uložení dokladu, účetní data, stavy zásob, rozbory atd.), jsou přístupné ihned po vystavení prvotního dokladu.

o Běžně jsou přístupná data i minulých roků (v sestavách, přehledech, výkazech, rozborech atd.)

Vnitropodniková třídící hlediska, účtový rozvrh

o Účtový rozvrh je dodáván jen jako vzorový, systém pracuje s rozvrhem podnikovým. Účet je šestimístný, poslední tři místa jsou podnikově volitelná. Třídění formou analytických účtů je určeno jen pro druhové třídění nákladů a výnosů, vzhledem k dále uvedeným možnostem třídění hodnotových údajů se nevyužívá pro vnitropodnikové členění.

o Nedělitelnou součástí systému je vnitropodnikové účetnictví. Jeho zpracování lze nastavit tak, aby kopírovalo potřeby a pravidla účetní jednotky. Systém umožňuje základní třídění informací v rámci účetní jednotky na divize, střediska, provozy - stáje, výrobky a činnosti (kalkulační výkony), zakázky, osoby, stroje, pozemky a regiony (volitelné využití).

o Za všechna výše uvedená hlediska lze zpracovat kompletní výsledovku, jakýkoli rozbor nebo jen výběr z uložených dat a lze na ně rozvrhnout režie.

o Povinnost výše uvedeného třídění se nastavuje volitelně na podnikové úrovni a to podle jednotlivých analytických účtů. Do hlavní knihy lze přenos vybraných hledisek zablokovat (využívá se především u pozemků, regionů, osob, v některých případech i u zakázek).

o Vzorově je v demoverzi nastaveno využívání třídících hledisek až podle účtů a to na střediska a výkony u všech výsledkových účtů. Při aplikaci se doplňuje nastavení podle přání uživatele u vybraných účtů podle dalších výše uvedených třídících hledisek.

Číselníky

o buď jsou zpracované do modulů nebo úloh (partneři, položky a ceník, zakázky) nebo se nastavují a aktualizují v modulu číselníky - centrální a jednotné nastavení číselníků

o pro společné úlohy je jednotný způsob nastavení u všech modulů (předkontace a jejich přiřazení, hlavní účty, DZ a DM atd.)

o striktně oddělené 3 úrovně – systémové (legislativní číselníky xxxxP), podnikové (mimo xxxxP) a uživatelské (šablony)

o v menu jsou číselníky členění do skupin podle logických vazeb mezi sebou (např. pro účty, partnery, sklady, rozbory,…)

Správa projektu

o uživateli slouží především pro spouštění exportu a importu dat, pro archivaci dat, pro nastavení uživatelských práv a pro spouštění speciálních funkcí

o slouží též ke správě sestav, tzn. definici nových, úpravě stávajících,…

o autoři modul využívají pro systémové nastavení dialogů, informací, chybových hlášek

Spouštění systému

o celý systém se spouští centrálně a jako výchozí se zobrazuje seznam tzv. oblíbených modulů konkrétního uživatele

o při spouštění systém kontroluje aktuálnost použitých modulů a v případě potřeby provádí jejich automatickou aktualizaci

Uživatelé a jejich přístupy k datům

o přístupy k datům (prohlížení, editace, účtování .. ) jsou řízeny přístupovými právy podle modulů, tabulek (pro mzdy) a číselných řad dokladů

o přístupová práva nastavují správci systému, efektivní právo je dáno nastavením aplikačních práv IMESu a systémových práv SQL serveru. Při aktualizaci uživatelů probíhá automatická synchronizace s jejich systémovými protějšky.

Import a export dat

o v rámci IMES – buď v rámci jedné databáze nebo i mezi různými databázemi – přenos interaktivní (i mezi vzdálenými pracovišti) nebo dávkový

o jednorázové importy dat při aplikace systému (z ProfES, ASŘ, UOK a jiných systémů)

o průběžné importy do účetnictví IMES z důvodu postupné aplikace agend (např. vyúčtování mezd, majetku zvířat, přenos fa – jejich DPH, vyúčtování, přenos partnerů, položek z ASŘ, ProfES, UOK atd.)

Agendy, moduly, knihy prvotních dokladů

o volitelné sestavování modulů do agend, agendou může být i jeden modul

o základním prvkem každého modulu je kniha prvotních dokladů (kniha převodních příkazů, bankovních výpisů, pokladny, faktur, objednávek, skladových dokladů, mezd, zvířat, majetku, obecných účetních dokladů, vnitrofaktur, upomínek, kompenzací, přiznání DPH, výkazů, dokladů nedokončené výroby, rozvrhu režií atd.)

o kniha prvotních dokladů modulu obecného účtování může u účetních firem volitelně nahradit knihu faktur, pokladní knihu i knihu bankovních výpisů

Účetní rok, měsíční a roční uzávěrka agend, období, souběh měsíců a roků

o účetní rok se nemusí rovnat roku kalendářnímu (lze např. 10.RRRR – 09.RRRR)

o doklady lze zapisovat i opravovat jen do otevřených účetních roků a období

o doplněné období ve formuláři pořízení (editací, od řady či uloženého dokladu) je vždy kontrolováno na otevřená období agendy

o aktuální období je poplatné agendám, sestavení agendy z modulů je podnikově volitelné (může být i jeden modul)

o na podnikové úrovni u jednotlivých agend (i jeden modul – viz.výše) se nastavuje povolený počet současně otevřených období

o součástí měsíční i roční uzávěrky jsou kontroly zpracování povinných úloh (obecně kontrola na zúčtování všech účetních dokladů zapsaných do minulého období, upozornění na nevyfakturované doklady, kontrola na spuštění zpracování čistých mezd atd.)

o zpracování roční účetní uzávěrky spočívá jen ve spuštění úlohy na výpočet počátečních stavů – lze opakovat průběžně dle potřeby. Uzavření minulého roku je nezávislé na zpracování uzávěrkových sestav a na výpočtu počátečních stavů účtů pro nový účetní rok

Každá informace vzniká v systému jen jednou – dále se jen využívá a doplňuje

o Zpracování dat v systému je řízeno zásadou, že prvotní informace je možné pořídit pouze jednou – např. se zápisem přijaté skladové fa nebo výdajového paragonu v pokladně vzniká zároveň i příjemka na sklad, při vystavení fa uhrazované v hotovosti vedle dodacího listu a běžného účtování může zúčtovat i příjem peněz do pokladny, se zápisem výdejky ze skladu lze vystavit i doklad o zařazení do operativy majetku atd. Samozřejmě současně se zápisem každého prvotního dokladu vzniká i účetní doklad nebo alespoň jeho předkontace.

o Data z již zpracovaných prvotních dokladu se využívají ke zpracování dalších dokladů (data přijatých objednávek externích i vnitropodnikových a data plánu výroby ke zpracování objednávek vystavených, data nabídek pro zápis objednávek, data matričních fa do zpracování fa, data rozpisu spotřeby PHM ve mzdovém dokladu k výdeji PHM ze skladu, data dodacích listů ke zpracování fa – do jedné fa lze vybrat data z mezd, zásob, majetku, objednávek i matričních fa, data výrobních dávek se nabízejí k výdeji ze skladu či k příjmu na sklad z výroby - atd.

o Původní prvotní informace je následně průběžně doplňována - vzniká komplexní informace, která je připravena k využití v různých formách výstupů. Jako příklad průběžného doplňování prvotní informace můžeme uvést: pořízení příjemky z nákupu na sklad na základě dodacího listu, následně dochází k párování příjemek s fakturou - doplnění č. fa a cenových odchylek fakturované ceny od prvotně pořízené ceny nákupu na DL, návrh kompenzace neuhrazených fa upravit na konečné zpracování, doplnění předkontace jednotlivých prvotních a jejich zúčtování atd.

Racionální pořízení dat, komfort obsluhy, funkce šablon

o Systém umožňuje poskytnout obsluze maximální komfort práce a racionální pořízení dat a tím i maximální úsporu pracovního času. Tento způsob nevyplývá vždy ze vzorového nastavení. Vyžaduje správně promítnout vnitropodniková pravidla do podnikového nastavení a účelně nastavit šablony pro konkrétní typy dokladů a pro konkrétní náplň práce obsluhy (i pro provozní mistry – maximální jednoduchost).

o pořízení dat lze maximálně přizpůsobit podnikovým pravidlům a náplním práce různými způsoby, např.

o zpracovávat více dokladů najednou (např. současně se zápisem přijaté fa kontrolovat vystavenou objednávku, při zápisu přijaté faktury likvidovat příjemky - přiřazením a doúčtováním ceny, vystavovat příjemku výběrem dat z vystavených objednávek, současně s příjemkou vystavit výdejku, současně s fa zařadit majetek atd.) .

o pro zpracování dokladů využívat data v systému již uložená (příjem na sklad z dat vystavené objednávky, vystavení objednávky z dat plánu výroby či přijatých objednávek ….)

o využívat data zpracovaná v jiném systému (dávkový příjem)

o využívat generování dat dle receptur (správně volit mezi metodou – dávkově nebo interaktivně

o využívat čtečky čárových kódů pro běžné pořízení dat i pro inventury (a to nejen pro položky)

o využívat veškerých možností legislativních, podnikových (parametry v číselníkách) a uživatelských nastavení (šablony)

o veškeré pořízení se řídí (v rámci legislativních a podnikových parametrů) nastavením šablon hlaviček a řádků dokladů

o základní funkce šablony:

o navolení zastavování, způsobu doplňování, kontroly na povinnost, zakrytí nepotřebných údajů, formulářů výběru (využívá se hlavně u položek)

o v šabloně hlavičky se volí formulář řádků (sloupce, jejich názvy, šířka a pořadí)

o šabloně hlavičky se nastavuje způsob využití šablon řádků

o šablona se pořizuje a pořízení se řídí jejím nastavením komplet

o šablona se nepořizuje – je nastavená u DM-DZ nebo u čísla práce a lze ji využít buď jen pro zastavování (v řádku zůstává výchozí) nebo se do řádku doplní a pak řídí způsob pořízení stejně jako prvotně pořízená

o v rámci povolení na úrovni podnikového nastavení jsou v šablonách přístupná i další nastavení např.

o metoda účtování (ihned nebo následně)

o zobrazení výběru dat pro generování řádků (do nákupů, prodejů, vystavených objednávek atd.)

Vazby – integrovanost (provázanost) systému - příklady vazeb mezi moduly

- vazby mezi doklady jsou kaskádovité např. z dokladu postaveného na nejnižším stupni lze zobrazit postupně až doklad postavený nejvýše, např. z objednávky lze zobrazit skladový doklad, z něho fakturu a z ní doklad o úhradě

- ke všem dokladům je přiřazen přímo doklad účetní

- z prvotních dokladů, ke kterým náleží faktura (např. dodací list, příjemka) je možné tuto fakturu zobrazit a totéž je možné naopak (z faktury prvotní doklad)

- z prvotních dokladů nebo faktur, ke kterým náleží objednávka je možné tuto objednávku zobrazit a totéž je možné naopak

- z faktury je možné zobrazit prvotní doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad, kompenzaci, ….)

- z přehledu účetních dokladů je možné zobrazit na konkrétním účetním dokladu prvotní doklad (skladový, mzdový, fakturu, pokladní doklad, ….) a naopak

- ze všech dokladů je možné zobrazovat partnery (detail i řádky)

- z partnera je možné zobrazit veškeré doklady a jiné zápisy, které k danému partnerovi náleží (např. pohledávky a závazky, faktury, objednávky …)

- ze všech dokladů je možné zobrazovat položky (detail i řádky)

- z položky je možné zobrazit veškeré doklady, které k dané položce náleží (např. faktury, objednávky, skladové pohyby, účetní prodeje a tržby …)

- z karty zakázky je možné zobrazit veškeré doklady, které k dané zakázce náleží (faktury, objednávky, skladové pohyby, účetní náklady a výnosy …)

- z karty stroje lze zobrazit veškeré doklady, které k danému stroji náleží (viz. zakázka)

- z karty pozemku lze zobrazit veškeré doklady, které k danému pozemku náleží (viz. zakázka)

- ze všech účetních modulů je možné provést vyúčtování (s různým stupněm automatiky – dle nastavení) do hlavní knihy

- ze všech modulů je přístupné saldokonto partnera – formou pohledávek a závazků

- ze saldokonta je možné zobrazit

o prvotní doklad, z kterého vznikl účetní předpis

o příslušný převodní příkaz z knihy převodních příkazů

o doklad o úhradě (z knihy bankovních výpisů, pokladny nebo kompenzací)

o účetní doklady, kterým byl zaúčtován předpis a úhrady

o upomínku vystavenou na příslušnou neuhrazenou fa či jiný předpis (z knihy upomínek)

o penalizační fakturu vystavenou k příslušné faktuře

o zálohovou fakturu, která byla na příslušné faktuře odečtená

o z výše uvedených dokladů lze postupovat dál např. z fa lze zobrazit objednávku, prvotní doklad atd. – viz. dále vazby mezi doklady

- vybrané vazby jsou zpřístupněny z prohlížeče dat, dále se využívají v pracovních formulářích (přístup obsluhy na pravé tlačítko – i klávesové zkratky, využívají se pro zobrazování modulů a dokladů na pravé tlačítko přímo ve formulářích, při zpracování prohlížečů a tiskových sestav

Přístupnost dat i v průběhu zpracování a prohlížení dokladů

o V průběhu pořízení lze aktualizovat i vybrané číselníky (zadávat nové partnery, položky, aktualizovat ceníky, …), šablony a nahlížet na data v různých formách (ve mzdách např. na matriční soubor osob, v zásobách na skladovou kartu atd.)

Kontroly dat při jejich vzniku nebo při jejich průběžném doplňování

o Pořizovaná i generovaná data jsou kontrolována specifickými kontrolami. Hloubka kontrol je řízena prostřednictvím parametrů nastavených na legislativní, podnikové nebo uživatelské úrovni. Legislativní a podnikové kontroly koncová obsluha neovlivní. Podnikové kontroly odpovídají vnitropodnikovým pravidlům, uživatelské pak potřebám konkrétní obsluhy.

o Při zpracování více než jednoho dokladu v jednom kroku se uplatňuje kontrola přísnější – např. při pořízení výdejky současně s příjemkou z nákupu na sklad musí být doplněna nastavená vnitropodniková hlediska (výkon, středisko, stroj atd.).

Číslování dokladů

o V celém systému je číslování dokladů jednotné

o Automatické a ruční číslování v rámci zvolené řady

o automaticky se aktuální číslo přiděluje od řady a účetního roku (důležité pro souběh starého a nového účetního roku). Dle nastavení lze i automaticky přiřazená čísla editovat

o použité číslo pro nedokončený doklad si program odloží do číselníku děr v číselných řadách (kde je i číslo uživatele). Při uložení je číslo z děr vymazáno, pokud se rozpracovaný doklad neuloží, číslo se přednostně přidělí novému dokladu. Tímto systémem je zajištěna úplnost číselné řady dokladů

Rozpracované doklady

o doklad lze uložit i rozpracovaný (při uložení jiný tisk nebo bez tisku, bez účtování ….), program předpokládá jeho dodatečné doplnění a běžné ukončení

Opravy prvotních dokladů

o Zcela neomezené jsou opravy v průběhu pořízení dokladu i těsně před jeho uložením (i následně po tisku prvotního dokladu, který je možný dle nastavení ještě před uložením dokladu)

o Následné opravy po uložení prvotních dokladů nejsou neomezené, ale jsou uživatelsky velice jednoduché. Nelze opravovat doklady s uzavřeným přístupu k danému období do číselné řady nebo celé agendy.

o Jedná se o tyto formy oprav:

o Editace dokladů (změna údajů v hlavičce, řádcích, storno řádku, storno řádku s duplikací +j, duplikace řádku + nebo - , nový řádek, výmaz řádku ….)

o Výmaz dokladu

o Zpracování dobropisu na základě původní faktury (lze jen vybrané řádky)

o Storno dokladu

o Storno novým dokladem

o Storno novým dokladem po řádkách (lze vybrat řádky i z více dokladů)

o Možnosti využití jednotlivých způsobů oprav se řídí přístupovými právy a stavem dokladu. Stav dokladu po jeho vystavení případně dalších operacích lze nastavit na podnikové úrovni – doklad může zůstat otevřený nebo uzavřený . V uzavřeném dokladu lze editovat jen vybrané texty a vystavovat na jeho základě dobropis případně jiný návazný doklad.

o Opravy základního dokladu se promítají dle nastavení i do odvozeného dokladu (např. oprava řádku faktury do dokladu skladového)

o Dle nastavení lze mazat i zaúčtované doklady. Podle nastavení program v režimu editace zaúčtovaný doklad automaticky odúčtuje a v účetních datech nejsou pak po opravách zobrazená storno. Tyto možnosti závisí na podnikovém nastavení (u určitých skupin uživatelů jsou nepřípustné, jindy jsou tvrdě vyžadované).

Předkontace a účtování prvotních dokladů

o Lze volit účtování současně s vystavením dokladu nebo následně po jeho vystavení. Následně lze účtovat doklady dávkově nebo jednotlivě. Dávkově lze účtovat i automaticky (na základě nastaveného časovače).

o Metoda (jednotlivě i následně po uložení) se nastavuje na podnikové úrovni podle skupin dokladů či řad. V tomto nastavení je i volba – dle nastavení v hlavičce šablony dokladu.

o Účetní formulář má sloupce pevné (obraty, účty) a volitelné (volí se šablonou rozúčtování ). Šablona rozúčtování se nastavuje jako výchozí u modulu, přednost má zadání v šabloně hlavičky dokladu. U dávkového účtování ji lze změnit ve výběru.

o Účetní předpisy lze doplňovat volitelně dle podnikového nastavení následujícími způsoby

o Přímou editací účtů nebo jejich doplněním od předkontace (doplněná ze šablony nebo pořízená)

o Doplněním účtů od předkontace

o Předkontace může být pořízená obsluhou nebo doplněná programem (s možností editace nebo bez možnosti editace). Doplňuje se buď ze šablony nebo automaticky odvozením od účetních skupin (US) zadaných hodnot vybraných údajů (např. u zásob odvozením od US druhu změny, US položky, případně dalších volitelných US – např. skladu, u mezd odvozením od US druhu mzdy a US osoby atd.)

o V účetním předpisu automaticky doplněném lze nastavit vedle účtování základního i účtování doplňkové (libovolný počet) a naturální (naturální ukazatelé pro rozbory),

o Účtování i opravy účtování se u všech prvotních i interních dokladů řídí stejnými principy a mají stejné možnosti nastavení

o Prvotní doklad se automaticky zapíše do účetního deníku ihned při pořízení i pokud je nezaúčtovaný (formou předkontace i to částečné). U saldokontních dokladů je vyplnění hlavního účtu vždy povinné. Z nezaúčtovaných dokladů lze vytisknout Účetní předkontaci, ze zaúčtovaných Účetní doklad. Nezaúčtované zápisy se nepřebírají do účetních sestav (jen do sestav vč. neúčetních dat, využívá se především pro saldokonto)

o Uložení rozpisu prvotního dokladu podle účtů a třídících hledisek již při jeho zápisu podstatně urychlí samotné účtování

Tisky dokumentů, prvotních a účetních dokladů

o faktury, objednávky, nabídky, jiné prvotní doklady, účetní doklady lze tisknout v průběhu pořízení nebo následně po pořízení. Tisknou se navolené sestavy dle nastavení v šabloně hlavičky.

o obsahem kódu tisku může být jedna sestava nebo celá skupina sestav např. fa, dodací list, pokladní doklad i účetní doklad

o u všech výše uvedených dokladů lze vybrat z celé řady modifikací

o lze definovat vlastní uživatelské tisky (stejně jako u sestav)

Tiskové sestavy

o sestavy jsou v systému uloženy centrálně, systémovými číselníky autoři nastavují zobrazení v jednotlivých modulech (např. účetní doklady v hlavní knize i v jednotlivých účetních modulech)

o součástí systému je velký rozsah sestav, i přesto jsou vyžadovány v některých případech konkrétní sestavy uživatelské

o sestavy uživatelské vznikají zkopírováním systémové a její úpravou (úpravu může provést i sám uživatel, který není programátor )

o menu sestav je uspořádané do stromečku

o systémové sestavy lze v jednotlivých modulech rozdělit např. z hlediska využití takto:

o prvotní doklady (fa, objednávky, skladové doklady …..)

o účetní doklady

o základní operativní přehledy v různém třídění

o kontrolní sestavy uzávěrkové

o rozborové sestavy (vzorové i definované uživatelem)

o výkazy

o nejčastěji využívané sestavy uživatelem se umísťují v hlavním menu jako sestavy oblíbené

Přehledy dat

o přístup k datům v jednotlivých modulech (prohlížení, opravy apod.) je řešen ve všech modulech jednotně přes formuláře přehledů

o přehledy lze členit z různých hledisek

o dle zdroje dat

o přehledy informativní – bez kontextového menu

o přehledy z knih prvotních dokladů – mají kontextové menu pro práci s prvotními daty (opravy, tisky dokladů, generování dokladů, výběry atd. )

o dle počtu úrovní (jednoúrovňové nebo víceúrovňové)

o zobrazované přehledy jsou plně uživatelsky nastavitelné – viditelné úrovně, zobrazené údaje, názvy sloupců, filtrování atd.

o součástí každého přehledu je filtr pro výběry dat

o formulář přehledu přímo poskytuje podporu pro rychlé vyhledávání dat, základní analýzy či pro exporty dat do sestav a dalších externích formátů

Důkladně propracované filtrování dat (v sestavách, přehledech a výběrech při pořízení)

o filtry jsou součástí jednotlivých sestav, přehledů a výběrů a vždy obsahují veškeré potřebné údaje

o lze filtrovat buď konkrétní hodnotu, výběr od začátku nebo řetězec – nejvhodnější způsob pro konkrétní údaj je vzorově nastaven, při konkrétním výběru lze měnit

o lze zadávat konkrétní hodnotu, výčet nebo od do

o ve filtrech je možné volit výběr z číselníků

Cizí jazyk

o lokalizace systému je řešena jak na úrovni klientského rozhraní (způsob komunikace s uživatelem) tak na databázové úrovni (způsob a formát ukládání dat)

o výstupy ze systému (sestavy a výkazy) jsou definovány individuálně pro každý jazyk

o výstup a formát rozborů lze interaktivně volit pro různé jazyky

o každý uživatel standardně používá svůj výchozí jazyk, ten však lze během práce měnit

Cizí měna

o valutová pokladna a saldokonto valutové v cizí měně

o přijaté a vystavené faktury v cizích měnách (i s možností ceníkové ceny v třetí měně tj. v částce k úhradě lze jiná cizí měna (např. USD) než je ceníková cena v řádku (např. EUR)

o kursové rozdíly (průběžné i roční)

o ceník může obsahovat různé druhy cen v různých měnách (výrobní, nákupní, prodejní, stálou skladovou ..)

Vazby – integrovanost (provázanost) systému

o v systému jsou v zásadě dva druhy vazeb a to vazby mezi moduly a vazby mezi doklady

o příklad vazeb mezi moduly :

o ze všech dokladů je možné zobrazovat partnery (detail i řádky)

o z partnera je možné zobrazit veškeré doklady, které k danému partnerovi náleží

o ze všech dokladů je možné zobrazovat položky (detail i řádky)

o z položky je možné zobrazit veškeré doklady, které k dané položce náleží

o totéž se zakázkou, strojem, pozemkem atd.

o ze všech účetních modulů je možné provést vyúčtování (s různým stupněm automatiky – dle nastavení) do hlavní knihy

o ze všech modulů je přístupné saldokonto partnera – formou pohledávek a závazků

o ze saldokonta je možné zobrazit

o prvotní doklad, z kterého vznikl účetní předpis

o příslušný převodní příkaz z knihy převodních příkazů

o doklad o úhradě (z knihy bankovních výpisů, pokladny nebo kompenzace)

o účetní doklady, kterým byl zaúčtován předpis a úhrady

o upomínku vystavenou na příslušnou neuhrazenou fa (z knihy upomínek)

o penalizační fakturu vystavenou k příslušné faktuře

o zálohovou fakturu, která byla na příslušné faktuře odečtená

o z výše uvedených dokladů lze postupovat dál např. z fa lze zobrazit objednávku, provotní doklad atd. – viz. dále vazby mezi doklady

o vazby mezi doklady jsou kaskádovité, např. :

o z dokladu postaveného na nejnižším stupni lze zobrazit postupně až doklad postavený nejvýše, např. z objednávky lze zobrazit skladový doklad, z něho fakturu a z ní doklad o úhradě

o ke všem dokladům je přiřazen přímo doklad účetní

o z prvotních dokladů, ke kterým náleží faktura (např. dodací list, příjemka) je možné tuto fakturu zobrazit a totéž je možné naopak (z faktury prvotní doklad)

o z prvotních dokladů nebo faktur, ke kterým náleží objednávka je možné tuto objednávku zobrazit a totéž je možné naopak

o z faktury je možné zobrazit prvotní doklad o úhradě (bankovní výpis, pokladní doklad, kompenzaci, ….)

o z přehledu účetního dokladu je možné zobrazit prvotní doklad (skladový, mzdový, fakturu, pokladní doklad, ….) a naopak

o vybrané vazby jsou zpřístupněny z prohlížeče na pravé tlačítko, využívají se pro zobrazování modulů a dokladů na pravé tlačítko přímo ve formulářích, při zpracování prohlížečů (např. v řádku kombinace sloupců z různých dokladů) a tiskových sestav

Schéma tvorby a uložení dat

- ve všech tabulkách jsou zaúčtovaná i nezaúčtovaná data (oddělují se až ve výstupech)

Evidence záloh, vystavení zálohových a proforma fa

o základem evidence záloh je důsledná identifikace jednotlivých druhů zápisů v saldokontě (očekávaná úhrada zálohy, úhrada zálohy – účetní i neúčetní, odečet záloh – účetní i neúčetní, vyúčtování zálohy – účetní i neúčetní)

· zápis očekávané úhrady se provede – vystavením nebo zápisem zálohové faktury do KF

· zápis úhrady zálohy se provede při zápisu úhrady v PO, BV, kompenzací nebo v OU, tento zápis se nabízí k následnému odečtu

· zápis odečtu a vyúčtování zálohy se provede při odečtu zálohy ve vyúčtovacím dokladu

o možnost vystavení zálohy vč. DPH na základě ceníkových položek – proforma fa

o evidence záloh je jednotná ve všech modulech (pokladna, banka, faktury, obecné účtování, ...) - řeší stejně zálohy externí i zálohy zaměstnanců

o zapsaná zálohová faktura se do saldokonta zapisuje formou neúčetního zápisu (očekávaná úhrada za účelem nabízení neuhrazených částek do převodních příkazů, pokladny, bankovních výpisů, popřípadě obecných účetních dokladů)

o lze zapsat úhradu zálohy i daňový doklad k přijaté platbě jedním zápisem a to i přímo v bankovních výpisech nebo pokladně

o podle nastavení šablony se uhrazené zálohy nabízejí k odečtu automaticky nebo vstupem do záložky Zálohy. Automaticky lze odečíst i zálohu neuhrazenou, je možné využít i ruční zápis odečtu zálohy v řádku – je rovnocenný odečtu z nabídnutých úhrad záloh. Je možné odečítat i více záloh u jednoho vyúčtovacího dokladu a navíc i postupně

Odložené platby, jejich likvidace

o úhrady (v pokladně, bance a obecném účtování), které nemají předpis v saldokontu nebo ho obsluha nemůže z různých důvodů identifikovat se zapisují formou odložených plateb

o součástí výše uvedených modulů je i úloha pro likvidaci odložených plateb (neúčetních i účetních)

Využití saldokonta jako zdroj dat pro práci řady úloh

o saldokonto slouží jako zdroj dat především pro pokladnu, banku, převodní příkazy, obecné účtování - data neuhrazených faktur a stálých plateb pro úhrady

o dále se čerpají data např. pro úlohy:

§ vypořádání haléřových rozdílů

§ kompenzace k návrhu a zúčtování kompenzací pohledávek a závazků

§ upomínek, penalizačních fa

§ kurzových rozdílů

B. Popis funkčnosti

1. Partneři, položky a ceník

1.1. Partneři

o informace o partnerovi, které ovlivňují algoritmy programy nebo jen poskytují uživateli informace

o vazby na rozborové informace (prodej, nákup, objednávky, zakázky ….) z celého systému

o aktualizace a i pořízení nového partnera je možné i z jiných modulů (a to i současně při pořízení prvotních dokladů, např. faktury nebo pokladního dokladu)

o vyhledávání (dle všech údajů) v řádkovém prohlížeči partnerů s možností vyvolání detailu, z něho i přepnutí do aktualizace

o možnosti přidělení pořadového identifikačního čísla od řady pro určitou skupinu partnerů

o třídění partnerů dle volitelných skupin, které se dále využívají i pro třídění sestav a prohlížečů

o informace o partnerovi jsou např. z těchto oblastí:

o kontakty partnera (neomezený počet - jméno, funkce, telefon, e-mail atd.)

o neomezený počet bankovních účtů partnera

o položky partnera (pro výstupy na dodacích listech, fakturách, objednávkách apod.)

o stroje partnera (využívají dopravní firmy)

o účty partnera (pohledávek a závazků, záloh)

o další informace v třídění s vazbou na nákup a prodej (jeden partner může být dodavatelem i odběratelem)

o obsahem tabulky partnerů jsou i osoby s pracovně právním vztahem ke společnosti uživatele programu (zaměstnanci, členové apod.) – využívají se při pořízení buď jako obchodní partneři (faktury) nebo jako osoby (vnitropodnikové třídící hledisko)

1.2. Položky a ceník

o číselník položek obsahuje položky zásob, majetku, zvířat, fakturační položky služeb externí i vnitrofakturace

o klíčovými údaji číselníku je položka a skupina skladu (zastupuje sklad)

o Volitelný rozsah označení položky až do 25 znaků (i abecední znaky), součástí označení položky jsou i dva textové údaje – zkrácený název pro sestavy a prvotní doklady a rozšířený název pro faktury, DL, objednávky atd. (lze nastavit, že oba názvy jsou shodné a zkrácený se automaticky přenáší do rozšířeného). Možnost nastavení automatického přidělení kódu např. číslování dle číselné řady.

o Je možné nastavit interní systém přiřazování kódu u nových položek, např. i pořadové číslování (položky majetku a zvířat jsou vzorově nastavené a není nutné je uživatelsky aktualizovat, položky zásob si nastavuje uživatel – základ zpravidla převodem z původních programů, nové aktualizací)

o rozsáhlý systém třídění položek (vedle pevných skupin – typ, skupina základní, skupina 1-3, sortiment, celní sazebník, katalogové číslo, SKP ….) i vlastní systém nastaveným stromem – jedna položka do různých hledisek - přes stromové třídění lze vyhledávat ve filtrech

o základní funkcí číselníku položek je uchování základních např.:

o MJ základní, MJ povolené a MJ pro nabízení do dokladů

o % a typ DPH (pro aktuální i nové období je možné nastavit rozdílné % - souběh při změnách %)

o druhového zatřídění (typ, sortiment, skupina základní, skupiny volitelné 1-3)

o účetní skupina položky (spolu s účetní skupinou DZ přiřazuje účetní předpis)

o obsahem karty položky je i řada obchodních a výrobních parametrů, např.

o celní sazebník

o cenová skupina položky – spolu s cenovou skupinou partnera přiřazuje ceny a slevy

o katalogová označení, čárové kódy, označení položek odběratelů

o k položce je volitelně přiřazen ceník s možnosti členění

o dle druhů cen (nákupní, prodejní, výrobní, stálá skladová, kalkulační …)

o dle typů cen (velkoobchodní bez DPH, maloobchodní vč. DPH)

o volitelně dle cenových skupin: skladů, partnerů, strojů nebo i dle jednotlivých partnerů, jednotlivých strojů

o dle kategorií cen – libovolný počet v rámci druhu a typu

o dle měn a MJ

o dle platnosti od do

o v záložkách karty položky se mimo jiné zobrazují skladové pohyby, objednávky, faktury, stavy podle období atd.

2. Obchod – zásoby – výroba

2.1. Zásoby

o modul je úzce provázán s řadou dalších modulů a to především: fakturace a kniha faktur, objednávky, výroba, receptury, karta položky a ceník, partneři a rozborovými moduly (zakázky, doprava a mechanizace, pozemky a obecné moduly)

o základními stavebními prvky skladového hospodářství jsou sklad, položka a druh změny, všechny jsou nositeli základních a doplňkových parametrů, jejich aktualizace umožňuje velmi variabilní zpracování skladové evidence např. některé skupiny položek nebo některé sklady se nastaví jako neúčetní a to i když jsou vedeny v cenovém režimu, vybrané skupiny položek jsou vedeny jen naturálně apod.)

o plnohodnotná práce ve více obdobích současně (souběh období) – povolený počet otevřených období se nastavuje na podnikové úrovni

o karta skladové položky – viz. modul Položky a ceník

o neomezený počet skladů, evidence i podle umístění ve skladu (i více umístění u jedné skladové položky)

o volitelný cenový režim (průměrná cena, FIFO, LIFO – např. zásoby dle výrobních čísel, stálá cena)

o režim průměrné ceny s nastavením výdeje pod nulový stav ošetřen na dodatečné správné doplnění průměrné ceny do výdejů (při výdeji pod nulový stav nebo z ceny nezlikvidovaného příjmu je vždy výdej do likvidace s následným doplněním správné ceny)

o stavy zásob lze vést ve dvou základních MJ (fyzické ukládání do stavů zásob) - např. ks, kg – např. kůže, zvířata atd.). V dokladech příjmů a výdejů lze samozřejmě využívat MJ libovolné (automatický přepočet na množství základní MJ)

o sledování stavů a pohybů je možné nejen podle skladů, umístění a položek, ale i dle výrobních čísel, šarží, zakázek, partnerů dodavatelů, záruční doby atd.

o data skladových pohybů poskytují veškeré informace pro rozbory spotřeb, nákupů a prodejů (spotřeby dle strojů, provozů, výkonů, osob, středisek, nákupy a prodeje dle partnerů a to včetně všech slev a přirážek včetně následného doúčtování cen – viz. dále)

o maximální podpora aktuálního stavu skladu bez nutnosti volit (v nastavení) výdeje pod nulový stav např.

o viz. výše uvedená možnost následného doplnění skutečné nákupní a výrobní ceny na sklad i do výdejů (pořízení nákupů dle DL)

o vystavení fa před příjmem na sklad s dodatečným vygenerováním DL z vystavené fa

o aktuální stavy na skladě jsou k dispozici ihned po uložení pohybu v řádku (ještě před uložením dokladu).

o jde o agendu, v které vzniká zpravidla značné množství dat (přímo nebo nepřímo) – z toho důvodu je kladen maximální důraz na racionální pořízení dat a komfort obsluhy.

o při zaevidování skladových pohybů lze využít z celé škály nabídky možností automatického generování dokladů a řádků dokladů:

o příjmy z meziskladových a položkových převodů – pořizují se jen řádky výdej

o řádky příjemek z nákupu z vystavených objednávek

o řádky převodek z vnitropodnikových objednávek

o řádky dodacích listů ze zapsaných přijatých objednávek

o výdej výrobních surovin lze generovat dle zadaných receptur (v modulu receptury) a to buď samostatně nebo současně s příjmem z výroby

o receptury lze využít i pro automatické skládání prodejních sad zboží

o příjem z výroby (případně i s výdejem vstupních surovin) lze generovat automaticky současně s pořízením prodejů

o řádky inventurních rozdílů v úloze Inventury

o řádky vystavené objednávky z dat specifického formuláře

o z příjmu na sklad se generuje výdej (průběžka), při prodeji příjem z výroby nebo  možnost současného sestavení prodejní sady

o z možnosti generování celých dokladů uvádíme např.

o generovaný doklad příjemky současně se zápisem fa nebo pokladního výdajového dokladu, možno i současně s výdejkou (průběžka)

o hromadné generovaní DL na základě předem vystavené faktury

o generovaný DL interaktivně z vystavené faktury

o hromadně generované faktury na základě předem vystavených DL

o současně s výdejem ze zásob lze provést i zařazení DHM a ochranných pomůcek do operativní evidence (vytvoří se automatický doklad do majetku)

o výdejka PHM z podkladů zelené nafty (lze i naopak data výdejek PHM ze zásob lze využít jako podklady pro zelenou naftu)

o hromadně generované vystavené objednávky z dat specifického formuláře

o lze vyfakturovat i zásoby, které nejsou dosud na skladě. Z vystavené faktury se generují dodací listy až následně po příjmu. DL se vygeneruje jen pokud bude na skladě dostatečné množství.

o namísto přímého pořizování nebo generování dat v systému lze využívat data zpracovaná v jiném systému (příjem např. z čerpačky PHM, příjem dat z mobilních čteček čárových kódů atd.)

o data z mobilních čteček čárových kódů se využívají nejen k vystavování prvotních dokladů, ale i pro zpracování inventurních stavů

o snímání čárových kódů lze využívat vedle skladových položek i k dalším zadávaným údajům např. sklady, partneři )

o u výdejů lze využít automatické doplnění skladové přirážky s vnitropodnikovým zúčtováním

o u příjmu na sklad lze volit typ dokladu - v konečné ceně nebo ceně předběžné (i nulové) s dodatečným doplněním cenového rozdílu nákupní či výrobní kalkulační ceny i k vydanému množství (dle vydaného množství s původním směrováním na zakázky, stroje, výkony, střediska ….) skladovým dokladem doúčtování ceny k příjmu i výdeji (+-), který se vystaví automaticky při pořízení přijaté fa nebo přímo ve skladové evidenci

o při zaevidování příjmu do skladu je možné skladovou cenu doplňovat automaticky z ceníku nebo aktuálním výpočtem kalkulací (např. výroba), případně doplněním z objednávek (nákup nebo prodej). Současně při zaevidování příjmů lze volit změnu prodejní ceny a nákupní ceny v ceníku (aktualizace ze řádku skladového dokladu). Rozpis ceny nákupu v řádkách se kontroluje na celkovou cenu z hlavičky dokladu bez DPH s dorovnáním zaokrouhlení do poslední řádky (na dotaz)

o součástí agendy jsou propracované úlohy doúčtování dodatečných nákladů rozvrhem do jednotlivých položek – současně s vystavením příjemky i následně po jejím vystavení (s automatickým promítnutím do výdejů)

o uložit lze i doklad rozpracovaný (rychlé uložení a pružný návrat k pokračování v dokladu). Při uložení rozpracovaného dokladu se nabízí k tisku jiné sestavy než u hotového dokladu, nevytváří se rozúčtování a faktura. Teprve při jeho dokončení se vytvoří všechny nastavené operace (faktura, účtování ) a tisknou se konečné doklady (faktura, paragon atd.). Výše uvedený systém má široké možnosti využití.

o podle nastavení lze při pořízení zobrazit vedle aktuálního stavu i stav disponibilní (stav skladu – přijaté objednávky + vystavené objednávky)

o úloha inventur – data fyzického stavu lze pořídit přímo nebo převzít z mobilního terminálu. Inventury je možné provádět volitelně k období nebo k datumu. Řádky rozdílů mezi evidenčním a fyzickým stavem skladu se generují automaticky (volitelné zúčtováním vygenerovaných rozdílů).

o kromě pokladní kasy uživatelé s výhodou využívají vystavování daňových skladových dokladů (kromě výdeje ze skladu účtuje i DPH a tržba) - nahrazuje pokladní kasu

o v průběhu pořízení jsou obsluze k dispozici přehledy zůstatkových stavů, pohybů, karta položky, skladová karta, …), disponibilní stavy položky a skladu, mají možnost aktualizace položek, partnerů atd.

o v sestavách a přehledech lze volit stavy i pohyby k určitému datumu (u pohybů datum a období od do) a to i z uzavřených obdobích (i minulé roky). Systém se vyznačuje důrazem na pružné a správné vyhledávání v datech – široké využití všech možností filtrování.

o výhodou pro obsluhu je maximální provázanost souvisejících dokladů celého systému (průhlednost celého řetězce provázaných dokladů, např. z fa je přístupná platba BV nebo pokladny, saldo fa či celého partnera, účetní doklad, návazný skladový doklad atd., z objednávky či smlouvy lze přes fa či skladový doklad nahlédnout do salda fa a s ním souvisejících všech dokladů

o pro obchodní organizace je důležitou součástí úloha obalového konta

o lze generovat výdeje obalů automaticky a to i více druhů

o automatické sledování obalového konta dle zákazníka s tiskem na faktuře a možným rozpisem podle jednotlivých pohybů

o kompletní podpora komisních skladů

2.2. Reklamace

Modul Reklamace má návaznost na fakturaci a sklady. Řeší reklamované fakturované služby nebo vratky výrobků či zboží z důvodů reklamace. Obsahuje např. tyto možnosti: oprava faktury, náhrada původní reklamované fakturované položky novou (oprava) …. . .

-

2.3. Modul Receptury

o jde o číselník zpracovaný do modulu z důvodu komfortu pro zadávání a prohlížení dat receptur (napojení šablon …)

o součástí jsou i úlohy kalkulace výrobních a prodejních cen (různé možnosti)

2.4. Fakturace skladová

Vystavená faktura – vzniká:

o interaktivně při pořízení dat faktury (s DL ihned nebo následně hromadně)

o současně s vystavením jiného dokladu opět interaktivně (zásoby, majetek, zvířata atd.).

o následně po vystavení jiného dokladu – lze nabízet i neskladová dat (mzdová data, matriční fa, objednávky, zvířata..)

o jednotlivě (hlavičku dokladu vytvoří obsluha)

o dávkově (hromadně se generují i hlavička – data jsou pro více partnerů)

o data z jiných dokladů lze vybírat dle celé řady hledisek např. datum od do, zakázka od do, partner od do - vstupují jen nevyfakturovaná data

o samozřejmostí je práce ve 2 cizích měnách (prodejní cena v řádce může mít rozdílnou měnu od částky k úhradě v hlavičce fa ) i  přepočet do účetní měny

o v řádcích lze využít libovolně maloobchodní i velkoobchodní cenu nebo i řádky bez prodejních cen nebo jen s cenou informativní (bez zápočtu do rekapitulace DPH, do částky k úhradě i do zúčtování tržeb)

o prodejní MJ i množství mohou být jiné než skladové

o možnost vystavení faktury za dodavatele (využívají např. mlékárny a jatka)

o součástí jsou volitelné texty

o 6 textů s neomezenou délkou - v řádku, v hlavičce faktury, před 1. řádkou a za poslední řádkou faktury (většina z nich je přednastavená, ale všechny lze při zpracování aktualizovat)

o 6 textů s pevnou délkou s libovolnou náplní i předtiskem

o volitelné řazení položek na faktuře

o tisk až 3 adres (obchodní, poštovní, dodávky)

o různé druhy tisku faktur (i se složenkou a převodním příkazem)

o cizojazyčné faktury

o volitelné modifikace řádků

o vystavení fa v hotovosti se současným zúčtováním úhrady, do pokladny jen sumární zápis

o tisky přehledů faktur podle vybraných hledisek (neuhrazené - s vystaveným nebo nevystaveným převodním příkazem, nezúčtované, stornované, vypořádané, neodečtené zálohy atd.)

o prohlížení formou řádkového přehledu i detailu

o v detailu lze volit vybrané údaje ze saldokonta (úhrady plateb, vystavení převodního příkazu včetně detailu prvotního dokladu platby nebo převodního příkazu)

-

2.5. Slevy, přirážky a náklady pořízení

o náklady na pořízení a slevy

o výpočet slev popř. nákladů na pořízení u prodejů a jejich přímé promítnutí do konkrétních fakturačních položek, popř. do samostatných řádků evidenčního dokladu

o rozvrh slev a nákladů na pořízení u příjmů z nákupu

o vícestupňový systém slev, např. sleva z ceny + rabat pro prodejce

o výpočet obchodní marže

3. Poptávky, objednávky a obchodní zakázky

o zpracování a tisky přijatých a vystavených objednávek v různých formách (i vnitropodnikově)

o data se do vystavené objednávky editují přímo bez nabídky, častěji s hromadnou nabídkou z dat položek, z dat přijatých objednávek externích nebo vnitropodnikových, z dat plánu výroby atd. Lze využít i hromadné zpracování

o vystavenou objednávku lze tisknout i ze zapsané objednávky přijaté s doplněním partnera dodavatele

o data se do přijaté objednávky editují přímo bez nabídky, přenosem z dat nabídek apod.

o lze provést i záznam předběžných objednávek (poptávek) s využitím pro zpracování nabídky nebo následného přesunu do přijaté objednávky

o na základě přijaté objednávky lze vystavit i předběžný dodací list (hromadně i jednotlivě), je dokladem o předání

o data se zapisují podle stejných principů jako u řádek faktur

o zápisy se využívají pro následné zpracování (do skladových dokladů – příjemky, dodací listy, nebo přímo vystavených či přijatých faktur) za účelem úspory práce i vykrytí objednávek

o lze zaznamenávat objednávky na určité datum a hodinu (např. i pro více rozvozů za den nebo službu)

o propracovaná úloha automatického zpracování vystavení objednávky (na základě disponibilních stavů zásob a dalších kritérií)

3.1. Modul výroba

3.1.1. plán výroby

o data se využívají pro nabízení do vystavených objednávek a jsou podkladem pro bilanční sestavy

o nový plán se zpracuje automaticky na základě předešlého a to s volitelným rozsahem období

3.1.2. Výrobní dávky – zpracování limitního listu

o data normativní spotřeby materiálu se využívají pro tisk požadavků na fyzickou přípravu materiálu pro výrobu (pro skladníka) i pro zpracování bilancí skutečné a normované spotřeby

4. Modul Docházka

o Evidence docházky zaměstnanců s napojením na automatické generování mzdových dokladů

o Možnosti tvorby denní docházky

o Pořízením

o napojením na docházkové terminály dodávané naší firmou i od jiných firem

o automaticky z denních pracovních výkazů a stazek (z modulu mzdy i provoz)

o Do řádků docházky lze zapisovat i druh práce a vnitropodnikové směrování (zakázky, výkony, střediska …) – využití pro generování HM v rozpisu na práce a vnitropodniková hlediska

o Kód docházky a hodiny mají 2 modifikace – skutečnost a mzdy. Do mzdových dokladů se dostává modifikace mzdová, skutečnou využívají vedoucí pracovníci.

o Součástí mohou být i mzdové složky zadávané částkou či % ze základní mzdy (mzdové zvýhodnění, prémie, srážky, cestovné apod. tak, aby vedoucí pracovníci nemuseli mzdovým účtárnám zadávat jakékoliv jiné podklady pro mzdy.

5. Mzdy - osobní evidence

o Nedílnou součástí agendy mezd a osobní evidence jsou tyto základní moduly: matriční soubor, mzdy, smlouvy a dokumenty, partneři, převodní příkazy, hlavní kniha, saldokonto

o Agenda spolupracuje i s dalšími moduly IS IMES: docházka, provoz, fakturace - automatické generování dokladů HM

5.1. Obecné vlastnosti

o Parametričnost v nastavení agendy – jejím prostřednictvím lze funkčnost maximálně přizpůsobit uživateli - v návaznosti na jeho konkrétní požadavky na postupy zpracování v části zpracování HM (z docházky, z provozních pracovních výkazů a stazek …)

o mzdové složky (druhy mezd) jsou vzorově nastavené na co nejširší rozsah s různými druhy výpočtů (dle platné legislativy a dlouholetých zkušeností z aplikace agendy) - lze uživatelsky doplnit

o veškeré mzdové složky jsou se zpracovávají přes doklady – a to i takové, které jen upravují základy (např. sociální a zdravotní pojištění a daně - z této skutečnosti vyplývá i možnost ruční opravy

o uzávěrka – jen přechod na nové období s automatickou kontrolou zda došlo ke zpracování dokladů čistých mezd a převodních příkazů

o možnost uživatelské úpravy sestav

o přístupnost dat - data jsou přístupná za všechna období zpět (nejméně rok před zahájením zpracování na IS IMES)

5.2. Matriční údaje osob

o mzdové a osobní matriční údaje – obecné údaje, mzdový tarif a další mzdové sazby, zákonné i dobrovolné srážky, vnitropodnikové zařazení, podklady pro způsob výplaty, podklady pro zákonné pojištění a daň ze mzdy (základní a slevy), nárok a čerpání dovolené, adresy, datum nástupu, rodné číslo, důchod (datum a druh), profese, klasifikace zaměstnání, druh pracovního poměru (včetně dohod o provedení práce), vzdělání a odbornost, praxe, zkoušky a průkazy (např. řidičský), zdravotní prohlídky, evidence vyživovaných osob, hmotná odpovědnost, atd.

o volitelný počet plánovacích kalendářů s různým rozvržením pracovní doby

o průběh zaměstnání (změny dle datumů)

o souběžné pracovní poměry

o náplň matričního souboru i přes pracovní místa

o možnost aktualizace údajů i pro nová období

o souběžné pracovní poměry

5.3. Hrubé mzdy a pořízení dat

o Běžné pořízení i automatické zpracování dokladů hrubých mezd

o Automatické zpracování dokladů HM základní mzdy a prémií

- Z docházky

- Z fakturace (mzda % z fakturace)

- z výkazů práce (a stazek) zapsaných v modulu provoz (ve mzdách možnost sumarizovaných řádek s vyloučením provozních údajů)

o Automatické zpracování denní docházky z denního rozpisu pracovních výkazů a z ní pak vytvoření dokladu HM s následujícími mzdovými složkami

o Přesčasových příplatků, příplatků za práci ve směnném provozu, za práci o So,Ne a svátcích

o Pracovních, volných dnů

o mzdových složek náhrad

o Rozvrh skupinových hodnot (výroba, prémie ..) na jednotlivé osoby pracovních kolektivů

o Plánovací kalendáře měsíční i směnného provozu

o Maximální podpora možnosti převedení přesčasových hodin a příplatků na tzv. přesčasové prémie (dodržení zákonného limitu přesčasových hodin)

o Stejné možnosti jako u pracovních výkazů v provozní agendě tj. i další návazné funkce prvotního dokladu

o Vnitropodnikové účtování

o Evidence zelené nafty

o Rozpis prací a PHM dle pozemků

o plnění výkonových norem dle jednotlivých prací, normy jsou uloženy v katalogu prací

o výpočet hrubé mzdy při zadání čisté mzdy

5.4. Dávky nemocenského pojištění, průměry (nemocenské a náhrady)

o evidence dávek nemocenského pojištění - návaznost na platnou legislativu

o podklady se pořizují formou dokladu

o automaticky se vytváří soubor nemocenských dávek

o změna legislativy znamená v běžných případech jen úpravu nastavení

o typ dávky – určuje DM

o v řádce dokladu se pořizuje zahájení a ukončení, legitimace a předložení dokladu o nemocenské dávce – ostatní (včetně vypočteného průměru) se automaticky doplní (obsluha jen kontroluje)

o výstupy - viz. dále kapitola výstupy

o výpočet průměrů odpovídá platné legislativě (včetně rozpočítání zvolených mzdových složek na více období - např. roční a pololetní odměny) a je řízen náplní číselníku (v případě mimořádné potřeby lze i uživatelsky upravit)

5.5. Čisté mzdy, napojení na modul převodní příkazy

o čisté mzdy jsou v každém okamžiku zpracování aktuální a to ihned po otevření nového období. Jsou k dispozici  formou prohlížení,  sestav i  v pořízení dat

o kopírování legislativy u zákonných srážek (výpočet nezabavitelné částky)

o zálohy stálé i mimořádné; různé formy výplaty (i složenka)

o daň z příjmu – základy, odvody, roční zúčtování

o zdravotní pojištění - základy a odvody za jednotlivce, podnik a pojišťovny, hlášení změn, oznámení plátce o platbách pojistného

o sociální pojištění - základy a odvody za jednotlivce a podnik, tiskopisy vyměřovacích základů a odvodů pro malé a velké organizace, ELDP, přihlášky a odhlášky zaměstnanců

o napojení na modul převodní příkazy - interaktivní i dávkové

5.6. Předepsané formuláře, výstupní soubory, sestavy, prohlížeče

o obsahem jsou veškeré předepsané i uživatelsky požadované formuláře (vyplněné i nevyplněné), sestavy, prohlížeče a datové soubory

o náplně výstupů jsou řízené číselníky - i s uživatelským přístupem (výplatnice, mzdové listy, rekapitulace, rozborové sestavy atd …..)

o výplatnice s předtiskem i bez předtisku (i s volitelnou náplní položek); podpisová listina a výčetka platidel i pro mimořádné odměny

o podpisová listina a výčetka platidel i pro mimořádné odměny

o mzdové listy (čtvrtletní a roční), možný náhled do minulých let

o výstupy pro peněžní ústavy, pojišťovny a penzijní fondy formou přehledů a platebních příkazů (disketa, modem, sestava) - např. spoření, pojištění, splátky půjček, zálohy a doplatky mezd, podnikové spoření, propojení hromadných příkazů do účetnictví

o přihlášky a odhlášky zaměstnanců, potvrzení při odchodu (zápočtový listů), potvrzení o zdanitelném příjmu

o měsíční hlášení na pojišťovny – zdravotní a sociální

o roční zúčtování daně z příjmu

o potvrzení příjmů pro výplatu sociálních dávek

o rozborové sestavy hrubých mezd s náplní dle požadavků uživatele v různém třídění (čísla pracovníků, abeceda, mzdový tarif, profese, klasifikace zaměstnání apod.) za podnik i vnitropodnikové útvary (závody, střediska, činnosti, zakázky, objekty a stroje) za rok, měsíc či zvolené období od do (lze i z minulých roků), porovnání mezd za různá období

o statistické výkazy - přepočtené stavy zaměstnanců

5.7. Osobní evidence

o osobní karta s aktuálními údaji podle období (osobní údaje, profese, vzdělání, praxe, zdravotní prohlídky, školení a kurzy, důchody …..)

o racionální pořízení nových zaměstnanců i aktualizace změn (i hromadné změny)

o průběh změn

o přehledy (nástupy, výstupy, převody, přehled dle bydliště, mzdové zařazení, vzdělání, praxe, životní výročí, věková struktura dle profesí a funkcí, pracující důchodci, plán obnovy zdravotní prohlídky, plán obnovy kvalifikace, změn, mateřská dovolená, hmotná odpovědnost ….)

o kniha pracovních smluv a dohody a jiných dokumentů s vazbou na osobu či osobu a pracovní poměr - pracovní smlouva, manažerská smlouva, dohoda o provedení práce, vedlejší pracovní činnosti,  ukončení pracovního poměru a členského poměru, členská přihláška, platové výměry, změny pracovních smluv při změně pracovních podmínek - dodatky, výpověd ze strany zaměstnavatele, výstupní list, upozornění na ukončení platnosti zdravotní prohlídky a kvalifikace, potvrzení o zaměstnání …..

§ zpracování (i automaticky – jednotlivě i hromadně např. upozornění na ukončení platnosti zdravotních prohlídek a kvalifikace)

§ tisky – jednotlivě i hromadně

§ prohlížení dle jednotlivých typů dokumentů s volitelným filtrováním, tříděním a pořadím sloupců

5.8. Fakturace externí a vnitropodniková

o mzdový doklad může být zdrojem dat k vystavení externí faktury (následné zpracování faktury) a naopak z fakturace prací lze automaticky vygenerovat mzdový doklad

o vnitropodnikové zúčtování prací a služeb z běžných mzdových řádků

o v obou výše uvedených případech záleží na použití skupiny dokladů, nastavení šablon, číselníku a katalogu prací

5.9. Pracovní smlouvy a dohody

o pracovní smlouva, dohoda o provedení práce, vedlejší pracovní činnosti,  ukončení pracovního poměru a členského poměru, členská přihláška

o platové výměry, změny pracovních smluv při změně pracovních podmínek

6. Základní účetnictví

6.1. Modul Hlavní kniha

o tisky účetních dat ze všech modulů

o prohlížení účetních dat ze všech modulů

o vazby na prvotní doklady

o tisky účetních sestav (hlavní kniha – podniková i středisková, obratová předvaha – podniková i středisková, výsledovka podle účtů za podnik i vnitropodniková hlediska, výpisy dle dokladů, dle účtů a datumů s volitelným tříděním podle vybraného vnitropodnikového hlediska

6.2. Saldokonto

o v každém okamžiku aktuální

o i valutové saldokonto

o účetní i neúčetní pohledávky a závazky formou prohlížení i sestav

o předpisy i úhrady se zapisují do saldokonta ihned při jejich vzniku (tj. při pořízení faktur a smluvních plateb do knihy faktur nebo knihy interních dokladů nebo úhrady do pokladní knihy, knihy bankovních výpisů či knihy interních dokladů)

o zápisy jsou podkladem pro zpracování převodních příkazů, pro zápis úhrad v bance, pokladně a OU, pro kompenzace, upomínky, zpracování haléřových rozdílů

6.3. Modul obecné účtování

o při běžném podnikovém zpracování jde o modul určený pro zpracování interních dokladů

o u účetních firem plně nahradí ostatní knihy již jednou vedené přímo v účetní jednotce (knihu faktur, pokladny, knihu bankovních výpisů atd.) - se stejným komfortem práce účetní jako při účtování přímo ze základních knih. Umožňuje rozpis dokladů do evidence DPH, úhrady faktur výběrem ze salda, automatický zápis odložených plateb, zápis úhrady nové zálohy, odečty záloh atd..

o součástí modulu je i zaúčtování haléřových rozdílů, kurzových rozdílů běžných i ročních, zúčtování penalizací, přeúčtování běžných účtů DPH, účtování penalizací, účtování kompenzací

o již jednou vystavené doklady lze kopírovat (i do nových období)

6.4. Modul DPH

o umožňuje zpracovat a tisknout přiznání DPH dle platné legislativy a konečné přiznání uložit do knihy výkazů DPH (za účelem prohlížení a tisku ve stavu platném při jejich zpracování)

o přiznání a podklady se zpracovávají z řádků knihy DPH - zápisy DPH podle dokladů DPH a typů DPH, zápisy vznikají současně se zápisem daňových dokladů (faktur, paragonů, účetních operací v OU ….) a to automaticky nebo ručním rozpisem

o slouží k tisku dokladových rozpisů k přiznání DPH

6.5. Výkazy

o podnikové výkazy odpovídající legislativním normám např. Rozvaha v plném i zkráceném rozsahu, Výkaz zisků a ztrát v plném i zkráceném rozsahu, Výkaz Cash Flow …..

o zpracované výkazy lze v nesoučtových řádcích editovat

o výkazy lze zpracovávat nezaokrouhlené, zaokrouhlené na koruny i tisíce

o výsledné výkazy se ukládají, lze je proto opakovaně tisknout bez nutnosti opětovného zpracování

o modifikovatelné dle uživatelských specifik buď na úrovni číselníků nebo na úrovni aplikační logiky přímo na serveru (např. pro výkazy v jiných zemích) či vnitropodnikové rozborové výkazy

7. Operativa účetnictví

7.1. Kniha faktur

o zápis faktur i fakturace (i vystavení faktury za odběratele) přímo nebo odvozeným skladovým dokladem (příjemka, dodací list), odvozením ze skladového dokladu (vystavená faktura z dodacího listu i přijatá fa z příjemky) nebo předem vystavená s následným generováním DL do skladu

o zápis smluvních plateb (stálé platby)

o faktury i smluvní platby s rozpisem podle platebního kalendáře

o zápis do saldokonta ihned při uložení faktury nebo smluvní platby

o číslo faktury má volitelný počet míst (max. 10) a může obsahovat i abecední znaky

o v rámci zpracování hlavičky lze i přímý zápis partnera do adresáře (nebo oprava údajů existujícího)

o fakturace

o vystavení faktury bez položky (jen s využitím šablon), s návazností na číselník položek a ceník – bez zápisu do skladové evidence (možnost využití položek zásob, zvířat i majetku) nebo se současným vystavením skladového dokladu (příjemky, dodacího listu)

o dodací listy, faktury, stvrzenky se vystavují ihned po pořízení dat současně s vystavením dodacího listu, dávkově z předem vystavených dodacích listů (najednou pro všechny zákazníky, výběr lze omezit dle datumu, hodnoty faktur, zakázkou od-do) nebo nabídkou dat z přijatých objednávek

o práce i ve 2 cizích měnách (ceníková měna rozdílná od měny k úhradě) s přepočtem do účetní měny (i jako daňový doklad vč. DPH)

o maloobchodní i velkoobchodní cena nebo jen evidenční řádka s informativní cenou bez zahrnutí do částky k úhradě a do účetnictví

o prodejní množství v jiné MJ než je základní MJ pro evidenci skladu

o možnost vystavení faktury za dodavatele (využívají např. mlékárny a jatka)

o možnost vystavení zálohy vč. DPH na základě ceníkových položek – proforma fa

o texty s neomezenou délkou - v řádku, v hlavičce faktury, před 1. řádkou a za poslední řádkou faktury

o texty s pevnou délkou s libovolnou náplní i předtiskem

o volitelné řazení položek na faktuře

o tisk až 3 adres (obchodní, poštovní, dodávky)

o různé druhy tisku faktur (i se složenkou a převodním příkazem)

o cizojazyčné faktury

o volitelné modifikace řádků

o vystavení fa v hotovosti se současným zúčtováním úhrady, do pokladny jen sumární zápis

o tisky přehledů faktur podle vybraných hledisek (neuhrazené - s vystaveným nebo nevystaveným převodním příkazem, nezúčtované, stornované, vypořádané, neodečtené zálohy atd.)

o prohlížení formou řádkového přehledu i detailu

o v detailu lze volit vybrané údaje ze saldokonta (úhrady plateb, vystavení převodního příkazu včetně detailu prvotního dokladu platby nebo převodního příkazu)

o

7.2. Pokladna a obchodní kasa

o účetní i neúčetní pokladna i prodejní kasa

o libovolný počet pokladen

o pokladna korunová i valutová, více pokladen

o třístupňové uspořádání dat (hlavička dokladu, paragony, řádky paragonu)

o libovolný počet paragonů na jednom dokladu

o volitelně lze zapisovat prvotně jen hlavičky dokladů s celkovou částkou za účelem tisku zjednodušeného pokladního dokladu (k podpisu příjemců a plátců) – rozpis paragonů včetně zápisu do DPH se provede dodatečně

o volitelně lze kombinovat příjmové i výdajové paragony (vyúčtování ze středisek)

o tisk pokladního dokladu i jednotlivých paragonů

o zápisy úhrad nových záloh do saldokonta za účelem nabízení k následnému odečtu

o úhrady fa bez jejich zápisu v evidenci se zapisují formou odložených plateb, součástí modulu je i úloha pro likvidaci odložených plateb

o vystavení paragonu tržeb na stejných principech jako je faktura (doplnění ceny z ceníku, zápis do skladové evidence apod.). Z vystaveného paragonu lze volitelně tisknout paragon, stvrzenku nebo fa.

o zaevidování příjmu a výdeje do skladové evidence současně se zápisem do pokladny (příjmový paragon výdej ze skladu - DL, výdajový paragon – příjemka do skladu)

o možnost rozpisu jedné platby, která uhrazuje více fa podle jednotlivých fa v jednom paragonu

o automatické uložení neidentifikovaných plateb do odložených plateb

o součástí úloh je párování odložených plateb

o záznam úhrady do salda se přenese ihned při zápisu (tj. i nezaúčtovaných plateb)

o možnost tisku daňového dokladu

o tisk pokladní knihy, pokladního dokladu a různých sestav přehledů

o obchodní kasa - pro maloobchody a supermarkety

o zároveň s vystavením paragonu se vydá zboží ze skladu a zaznamená příjem peněz
do pokladního knihy.

o po ukončení se zobrazí celková částka k úhradě na display, pokladní zaznamená příjem částky a program zobrazí částku k vrácení

o volitelný formát tisku daňového dokladu (paragon, stvrzenka i fa)

o zaúčtování je možné podle paragonů i za celý doklad (bez ohledu paragonů)

7.3. Převodní příkazy

o elektronická i tisková forma

o několik zdrojů dat pro výběr položek do převodního příkazu – saldokonto (filtr pro hromadný nebo jednotlivý výběr ze salda), mzdy, připravené převodní příkazy, zásobník a v neposlední řadě možnost editace řádku (se zastavováním na údajích dle šablony)

o převodní příkazy se ukládají do knihy převodních příkazů s informacemi o stupni zpracování – neuzavřený PP, uzavřený PP, neodeslaný PP, odeslaný PP

o příjem i z mezd

o možnost prohlížení, editace, opravy, příp. výmazu vybraného převodního příkazu (v rámci povolených kontrol)

o kontrolní opisy převodních příkazů, sestavy výpisů v různém třídění

o definice bankovních formátů v tabulce – výhodou je operativní možnost doplnění bankovního formátů příp. provedení změny

7.4. Bankovní výpisy

o elektronická forma, součástí je i SIPO

o jednodenní i vícedenní výpisy

o příjem elektronicky s automatickým párováním (vedle různých formátů bank i poštovní poukázky SIPO) nebo klasickým zpracováním

o při klasickém zpracování se pořizuje jen variabilní symbol a program doplňuje hodnoty ze salda

o úhrady nových záloh se zápisem neúčetního předpisu do saldokonta za účelem nabízení k následnému odečtu zálohy

o možnost rozpisu jedné platby podle jednotlivých fa

o automatické uložení neidentifikovaných plateb do odložených plateb

o součástí úloh je párování odložených plateb

o záznam úhrady do saldokonta ihned při zápisu bankovního výpisu (i bez zaúčtování)

o možnost účtování následně po uložení zápisu (možnost ponechat rozpracovaný bankovní výpis bez zaúčtování)  

o tisk opisu bankovního výpisu, sestavy přehledů

o pořízení plateb se současným zápisem do daňové evidence (nejedná se o úhrady fa)

8. Režie a nedokončená výroba

8.1. Režie

o Samostatný modul „Režie” IS IMES doplňuje zpracování podkladů pro cenové kalkulace výrobků a služeb o režijní náklady, případně o náklady pomocných činností. Kromě skutečnosti lze rozvrhovat i plán (plánové kalkulace). I když IS IMES maximálně podporuje přímé směrování nákladů na kalkulační výkony, zůstávají přesto náklady, u kterých je (pro přesnější výsledek kalkulací) vhodnější využít směrování do režií výkony s následným jejich rozpuštěním.

o Rozvrhovaná částka režijních nákladů je identifikovaná střediskem a výkonem (tzv. „režie”). S výhodou lze využít i zadání rozvrhu včetně podrežií. Podrežií se rozumí určitý druh režijních nákladů charakterizovaný skupinou účtů – např. režijní náklady mzdové, odpisy, ostatní náklady. K jednotlivým režiím či podrežiím jsou přiřazené rozvrhové základny podle účtů účtového rozvrhu. Rozvrhovou základnou (RZ) mohou být ha, Kč nákladů, krmné dny, tuny, ks atd. Napočtené hodnoty RZ ze zadaných účtů lze upravovat dvěma koeficienty: první se využívá jako váha rozvrhové základny příslušného kalkulačního zatřídění (např. pracovní náročnost apod.), druhý se využívá především pro úpravu přímých nákladů na tisíce (v tomto případě má hodnotu 1000).

o Algoritmus rozvrhu:

- nápočet sumy rozvrhových jednotek ze zadaných intervalů účtů pro RZ, které jsou k režii či podrežii přiřazené

- částka režie případně podrežie připadající na 1 rozvrhovou jednotku (režie či podrežie celkem/suma rozvrhových jednotek)

- výpočet rozvrhované hodnoty režií, případně podrežií (počet rozvrhových jednotek na požadovaných třídících hlediscích - základnách x částka na jednu rozvrhovou jednotku)

o Výsledkem rozpuštění režií je prvotní doklad zapsaný v knize rozvrhovaných režií. Rozpuštěné režijní náklady směrované na střediska, výkony, zakázky, provozy – stáje, stroje či osoby a režijní výnosy (středisko a režijní výkon) doplní program o předkontaci. Předkontace jsou nastavené v uživatelských číselnících dle režií případně podrežií (náklady na MD SU 8xx či 599, výnosy na Dal SU 9xx či 599). Podle nastavení jsou doklady při jejich vytvoření jen předkontované nebo i zaúčtované. Při nastavení rozvrhu dle podrežií jsou náklady na kalkulovaných výkonech členěné za uživatelsky zvolené druhy (např. mzdové náklady AU 521, odpisy s AU 551 a ostatní náklady s AU 900).

o Pro každou režii je možné dle nastavení volit ze dvou modifikací zpracování - program napočítává hodnoty (režií i základen) buď od prvního měsíce účetního roku až do zvoleného období nebo jen za daný měsíc. V zemědělské prvovýrobě (RV a ŽV) se běžně využívá první varianta zpracování s výhodou možnosti zpracování více měsíců do jednoho období. Nerozpuštěné hodnoty (z důvodu následného zúčtování režijních nákladů po rozvrhu či vynechání rozvrhu v daném období) se zahrnou do zpracování dalšího měsíce.

o Úlohu rozvrhu spouští obsluha s možností volby rozvrhu všech režií nebo jen vybraných. Rozvrh lze libovolně v rámci měsíce opakovat.

o Rozvrhované hodnoty (tzv. režie) i základny se zadávají v číselnících, proto lze úlohu využít obecně pro libovolné rozvrhování hodnot se stejnou MJ (i z naturálních účtů) směrovaných na středisko, výkon a účty.

o Vzorové nastavení řeší typické zemědělské režie, tj. rozvrh výkonů 970 správní režie, 960 režie RV, 961 režie ŽV a 962 středisková režie s klasickým zadáním rozvrhových základen (režie RV – ha z. p., režie ŽV – krmné dny, režie středisková – 1000 Kč přímých nákladů – u všech s úpravou přes koeficient, režie podnikové – kombinace výkonů 960, 961 a 962). Uživatelé s výhodou využívají rozvrh dle druhu režijních nákladů (podrežie). Úprava nastavení pro konkrétní zemědělský podnik spočívá v aktualizaci středisek, případně doplnění jiných rozvrhovaných výkonů než běžných režijních – např. pro vnitropodnikové rozúčtování výkonu 880 – posklizňová úprava obilí.

8.2. Nedokončená výroba

o Automatické zpracování výnosů nedokončené výroby na nedokončených zakázkách (využívá se zpravidla pro zakázky investiční) a výkonech RV (výkony 100-399 – náklady běžného období, výkony 400-699 náklady příštích období) zajišťuje samostatný modul IS IMES Nedokončená výroba

o Zúčtování se provádí ze zakázek nebo z výkonů. Podkladem pro zpracování NV jsou číselníky, které obsahují vnitropodniková hlediska (střediska, výkony) a účty, ze kterých se mají hodnoty pro zúčtování NV napočítávat

o Lze nastavit i úpravu nápočtů z účtů zadaným koeficientem podle středisek a výkonů. Vzorovou náplň číselníků si uživatelé upravují na vnitropodniková pravidla výpočtu NV.

o Výsledkem zpracování NV je prvotní doklad zapsaný v knize NV. K vypočteným hodnotám výnosů NV uloženým dle středisek, výkonů či zakázek program doplní předkontace (dle uživatelského zadání v číselníku NV). Podle nastavení jsou doklady při jejich vytvoření jen předkontované nebo i zaúčtované.

o Uživatel volí ze dvou modifikací zpracování dokladu NV - storno operace původních hodnot plus operace s nově vypočtenými hodnotami nebo jen operace s vypočtenými novými hodnotami (celkový nápočet mínus již zpracované hodnoty)

o Snižování NV na základě zúčtované produkce je řešeno přítomností účtů produkce v číselníku NV - nápočty

o Pokud je zaúčtovaná produkce vyšší než náklady, dochází i k částečnému stornu počátečního stavu nedokončené výroby ve výši rozdílu mezi produkcí a náklady. K úplnému stornu počátečního stavu dochází pak až při uzavření výkonu (zakázky). Období ukončení může být zadáno přímo u jednotlivých výkonů (jedná se o pořadí měsíce účetního roku), tj. za daný výkon se dále již nepočítá NV a provede se odpis nápočtu i odpis počátečního stavu. Pokud není období zadáno přímo u daného výkonu, ukončuje se výpočet NV dle období nastaveného v číselníku pro výpočet NV (tj. hromadně pro všechny výkony zadané v intervalu Výkon Od Do).

o NV není nutné zpracovávat každý měsíc a naopak je možné ji zpracovávat v jednom měsíci i opakovaně. Hodnoty se napočítávají vždy od prvního období účetního roku.

9. Operativa saldokonta

9.1. Kompenzace

o modul umožňuje zpracování jen návrhu kompenzace (kompenzační dopis) s následným zaúčtováním po schválení (i hromadně) nebo okamžité zaúčtování vytvořené kompenzace.

o Účtovat lze hromadně nebo jednotlivě ihned při vystavení

o schválený návrh je možné před zaúčtováním dodatečně upravit

o lze i zápis došlé kompenzace

o lze kompenzovat i nezaúčtované faktury

9.2. Upomínky

o upomínky neuhrazených faktur a smluvních plateb (dále jen fa) lze vystavovat jednotlivě nebo hromadně

o v řádkách u jednotlivých faktur se doplňuje pořadové číslo zpracované upomínky

o zpracování jednotlivé nebo hromadné

Ø Možnost tisk různých textů (zvyšování důrazu) dle pořadí upomínky

Ø Možnost vystavení upomínky včetně penalizace

Ø Možnost automatického poplatku za vystavení, která je přičtena k dlužné částce

9.3. Uznání pohledávek a závazků

o adresné sestavy pohledávek a závazků za jednotlivé partnery k odsouhlasení, potvrzení a inventarizaci

9.4. Úrok z prodlení (penalizační fa)

o více možností nabízení hodnoty úroku z prodlení (od partnera, od konkrétní fa, z číselníku dle datumů ..). Lze penalizovat i částečné úhrady, zohledňuje se i dříve zpracovaný úrok

o účtovat lze jednotlivě nebo hromadně

10. Rozbory (obecné)

o jednoduché, univerzální a přehledné vnitropodnikové rozbory založené na jednoduchém principu vycházejícím z OLAP kostek. Jsou přímou součástí IMESu bez nutné znalosti dalšího prostředí.

o předdefinované datové sklady pro základní agendy (účetnictví, zásoby, sklady, zvířata). Možnost definice vlastních datových skladů a propojení na vlastní datové zdroje v systému

o export do Excelu nebo Internetového prohlížeče

o široké možnosti filtrování a manipulace dat (skupinování, třídění, filtry, variabilní zobrazení,…)

o rozsáhlé kombinace vnitropodnikových hledisek (střediska, zakázky, výkony, období, partneři, účty, položky, sklady, osoby, …)

o možnost analýz nad uživatelskými skupinami hledisek

o možnost definice vlastních sestav

o snadno rozšiřitelné, protože jsou postaveny na vlastním univerzálním modelu datového skladu

o vícejazyčné, jednoduše se lze přepínat mezi různými jazykovými verzemi rozborů a stejně jednoduše lze i vybraný rozbor překládat

o

11. Pozemky

- modul je určen pro agronomy zemědělských podniků a to především k těmto účelům:

o k evidenci hnojení podle pozemků – základní vstupy přímo nebo ze skladové evidence

o k přehledům prací podle pozemků a datumů – sledování dodržování agrotechnických lhůt, základní vstupy ze mzdové agendy

o případně i k evidenci ostatních nákladů dle pozemků – položkově (lze i v modulu rozbory obecně nebo v modulu Zásoby)

-

12. Evidence majetku - MA

o neúčetní operativa drobného majetku a majetek účetní se zpracovávají společně v jednom modulu, výhodou jsou společné výstupy a shodné druhové třídění (liší se jen v hodnotě OS – operativa se vede v OS M, N …. ). Volitelně lze vést operativu drobného majetku odděleně v jiném modulu. Výhodou je jen oddělené období zpracování.

o třídění majetku v demoverzi plně kopíruje stávající legislativu a navíc dodržuje návaznosti na třídění v původním systému

o možnost až tříúrovňového zatřídění majetku (středisko, sklad, umístění) + evidence dle odpovědností

o veškeré legislativní změny lze nastavit jen změnou číselníků a parametrů zpracování

o podstatnou výhodou je i shodné nastavení, shodné pořízení podkladů i shodné způsoby výpočtů u daňových i účetních odpisů (daňové odpisy jsou nastavené na úrovni systémových číselníků, účetní pak na úrovni podnikových číselníků)

o možnost zařazení i přímo z přijaté faktury, u operativy i z výdejky ze skladu (v obou případech je možné přímé vygenerování dokladu o zařazení do majetku)

o možnost využití souběhu roků tj. možnost zpracování odpisů i vyúčtování odpisů v měsících nového roku a zároveň možnost zasahovat (vyřazení, zařazení, doúčtování či TZ) do roku aktuálního s automatickým dopočtem odpisů pro účetní rok nový

o součástí evidence jsou jak běžné operace s majetkem (zařazení, vyřazení, odpisy, účetní a neúčetní změny), tak nadstandardní operace (hromadné převody majetků, rozdělování a slučování, evidence pozemků, přepočty odpisů, dopočty změn,…)

o podklady pro silniční daň, daň z nemovitostí a další výkazy

13. Evidence operativy drobného majetku - MD

o Obsah modulu je shodný s modulem majetek, využívá se jen k evidenci operativy majetku neodepisovaného.

o V řádkách dokladů se nabízejí jen položky operativy

o V prohlížečích se zobrazují všechny položky, které mají nastaveno (u typu a OS) , že jde o drobný majetek neodepisovaný, vedený jen v operativě.

o Jedinou výhodou odděleného vedení od velkého odepisovaného majetku je oddělené období zpracování

o

14. Evidence zvířat a ústřední evidence

o modul je určen pro prvotní zootechnickou evidenci (vedení dle údajů povinných v ÚE) i pro účetní evidenci

o modul je certifikovaný na ÚE prasata i skotu a obsahuje veškeré náležitosti

o zpracování evidence zvířat je kombinací funkcí i uživatelských postupů zpracování ve skladové evidenci vedené ve dvou MJ (ks a kg) a majetku (odpisy) doplněné o některé speciální funkce - především automatické výpočty krmných dnů oceněných (vzrůstový přírůstek) i neoceněných a evidence hmotnostních přírůstků

o vzorové kategorie zvířat odpovídají kategoriím dosud běžně využívaných v jiných programech

o mladá zvířata lze vést podle inventárních čísel nebo bez inventárních čísel (v demoverzi jsou nastavené obě možnosti – stáje s povinným inventárním číslem a bez inventárního čísla). U základního stáda je inventární číslo vždy povinné.

o součástí je i pastevní deník s návazností na hnojení a nitrátovou směrnici

o Stávající inventury zvířat připravujeme upravit pro přímé vstupy aktuálního inventurního stavu do úlohy Inventury zvířat IMES (viz. stávající úloha inventury zvířat)

15. Provozní agenda

o modul Provoz by měl spolu s moduly Pozemky, Docházka, Zásoby, Zvířata a Objednávky obsáhnout veškerou potřebnou evidenci vedenou přímo v provozních podmínkách na hospodářských střediscích. Slouží pro vystavení (případně zápis) všech prvotních dokladů, které vznikají v provozech (mimo skladových dokladů a objednávek) – především pracovní výkazy všech forem (včetně stazek autodopravy a ostatních samochodných strojů) a to včetně spotřeby PHM a zápis všech provozních informací potřebných k řízení provozu (např. kontroly STK, běžné opravy..).

o Pořízená data prvotních dokladů poskytují nejen přímé informace pracovníkům provozů (ve formě přehledů, sestav a elektronické podoby), ale jejich data jsou využívána základními ekonomickými agendami IS pro automatickou tvorbu prvotních dokladů jiných modulů, a to např.: docházky, hrubých mezd, vystavení externích faktur, zúčtování vnitropodnikové fakturace, vystavení výdejek a převodek zásob apod.

o Zásadní výhody využívání modulu provoz k výše uvedeným účelům jsou následující:

- pracovníci středisek nemusí mít přístup do modulů mezd, fakturace a případně i zásob

- Detailní rozpis prací dle strojů a osob pro vnitrofakturaci, externí fakturaci, spotřeby PHM (evidence pro zelenou naftu i skladové výdejky PHM) se odehrává mimo mzdy - do mezd přicházejí již data sumární

- Do pracovních výkazů a jiných prvotních dokladů je možné zahrnout veškeré provozní informace (včetně těch, které nesouvisejí s vnitropodnikovými pravidly či legislativou)

16. Evidence PHM – zelená nafta

o Prvotní informace o nákupu a spotřebě PHM se uvádějí na pracovních výkazech a stazkách (modul provoz nebo mzdy)

o Pro další zpracování slouží samostatná úloha Evidence PHM (součást modulu Provoz a Mzdy)

o Pro zelenou naftu je možné provádět rozpis dle prací nebo využít rozvrh dle zvolené rozvrhové základny až v úloze Evidence PHM. Pro rozhodování o využití způsobu evidence k zelené naftě je třeba se seznámit se specifickou úlohou pro podklady k výkazu o zelené naftě. Z pracovních výkazů a stazek úloha Evidence PHM - zelená nafta čerpá vždy rozpis prací jednotlivých strojů a dle katastrů. Ostatní hodnoty není ve mzdách povinné a lze s výhodou doplnit až v samotné úloze Zelená nafta, která je součástí modulu Doprava a mechanizace - viz.dále.

17. Vnitropodnikové ceníky

• Automaticky doplňované vnitropodnikové ceny lze dle nastavení v prvotním dokladu upravit

• Způsob zadání ceníků, přirážek a slev a jejich výběru do pořízení řádků prvotních dokladů je shodný jako u externích ceníků prodejních a nákupních cen – možnost platnosti dle zadání datumu od do

• Jde např. o tyto ceny:

• Hodinové a množstevní ceny prací strojů (sazba komplexní nebo jen strojové práce)

• Sazba práce ruční nebo obsluhy stroje (u nekomplexní sazby) – odvozené od mzdové sazby i nezávislé na mzdové sazbě

• Výrobní ceny pro zvířata ( např. kg hmotnostního přírůstku, narození, vzrůstový přírůstek/KD …) - tvorba z kalkulací

• Výrobní ceny vlastní produkce

• % skladovací přirážky

18. Vnitropodnikové zúčtování nákladů a výnosů

o Automatické zpracování na pracovních výkazech (provoz a mzdy) nebo racionální pořízení předem připravených vnitropodnikových fa v modulu vnitrofakturace, pro úsporu práce doporučujeme zpracování na pracovních výkazech

Sazby strojů a osob – viz. vnitropodnikové ceníky

o Základní charakteristika pořízení dat výkazů práce a účtování

- 3 skupiny hledisek – A matriční osoby a C matriční stroje (jen výkon a středisko) a B nákladová – zakázka, stroj, provoz, výkon, středisko, pozemek

- Fakturované hodiny práce osoby a množství práce stroje

- Cenu z ceníku a účtování přiřazuje fakturační položka (dle nastavení)

- Lze nastavit automatické doplnění analytiky účtu – u tř. 9 středisko odběratele a u účtu tř. 8 středisko dodavatele

- Zápis do HK vzniká na základě nastavení číselníku – podstatou je určení porovnávacích testů rozdílnosti výkonů a středisek A, C a B

- S účtováním souvisí i směrování mzdových nákladů na hlediska A, B nebo C

C: HW a SW nároky na provoz systému

Jedná se o systém KLIENT-SERVER, tzn. většina obchodní logiky je zpracovávána na úrovni databázového serveru, z čehož vyplývá požadavek na jeho vybavení. Naopak klient data zobrazuje, umožňuje jejich editaci a realizuje výstupy, tzn. je kladen požadavek spíše na přítomnost nástrojů a zařízení, kde požadujeme data publikovat (MS-Office, Internet, tiskárny…). Často opomíjeným, ale rozhodně důležitým faktorem je propustnost sítě. Následující tabulka popisuje doporučené vybavení jednotlivých stanic pro Vámi požadovaný rozsah zpracování ⁽¹⁾:

	SERVER	KLIENT
HW	A: procesor řady Intel Core i5, 2*1 TB SSD v diskovém RAIDovém poli, 16 GB RAM, síťová karta 1Gbit/100Mbit, CD-ROM, zálohovací zařízení, záložní zdroj; server by měl být rozšiřitelný o další paměť, disk a měl by být vyhrazený - pro servery do 5 přístupů B: procesor Intel Core i7, 2*1 TB SSD + 1*1TB GB HDD pro zálohování, 32 GB RAM (popř.více dle velikost předpokládané DB), síťová karta 1Gbit/100Mbit, CD-ROM, zálohovací zařízení, záložní zdroj; server by měl být rozšiřitelný o další paměť, disk i procesor a měl by být vyhrazený – pro servery nad 5 přístupů	A: Intel Core i3, 4 GB RAM, 1 GB volného místa na HDD, síťová karta 100 MBit, 17’ monitor, rozlišení 1024*768 bodů pro běžné stanice B: Intel Core i5 a vyšší GHhz, 8 GB RAM, 1 GB volného místa na HDD, síťová karta 100 MBit, 17’ monitor, rozlišení 1024*768 bodů pro stanice s intenzivním pořízením
SW	Windows server 2012 nebo novější nebo Win8 Professional + MSSQL Server 2014 a vyšší ^(2) pro příslušný počet uživatelů, popř. 2012, 2014, 2016, 2017 Express + klientské aplikace v případě, že server nebude vyhrazen a bude sloužit i k běžné práci	Win7 a vyšší, InternetExplorer 6.0+ ^(2) Microsoft Office ^(3)
Tiskárny	Jakékoliv tiskárny pracující v prostředí Windows
Síť	Síť pracující pod protokolem TCP/IP, 100 Mbit, přepínače switch
Další podmínky	Pro potřeby reinstalací vyžadujeme na SQL serveru právo na obnovu, zálohování a správu 2 přesně specifikovaných databází. Pokud není tato podmínka splnitelná, je zapotřebí systém provozovat na vyhrazeném serveru, začleněném do podnikové sítě a komunikujícím s klienty prostřednictvím protokolu TCP/IP. Na klientech by měli být instalovány MDAC komponenty 2.7, v opačném případě je na klienty instalujeme pod administrátorským účtem.

(1) Vzhledem k tomu, že tento přehled není založen na konkrétní znalosti Vaší sítě, může se konečná konfigurace měnit v závislosti na již používaných zařízeních, např. v oblasti klientských stanic, sítě, využití tiskáren pro potřeby sdílení,…

(2) Doporučený operační systém nebo SW nutný ke správné funkčnosti IS IMES.

(3) Doporučený SW zvyšující užitnou hodnotu celého systému