Stručný obsah modulu
Obsah
1. Proč aplikovat fakturaci odečtů a paušálu v IS IMES
2. Postup aplikace
3. Karta odběru a její aktualizace
4. Zálohy
5. Pořízení fakturačních podkladů – přehledně
6. Automatické doplnění fakturačních cen z ceníku – ceníky dle obce, odběru a platnosti ceny a DPH od
7. Specifické operace v pořízení fa řádků
8. Formulář pro pořízení fa řádků a vystavení faktur – Pepa musí zadat nové údaje do šablony !!!
9. Opravy dat fa řádků před vystavením faktury
10. Faktura - vzor a popis včetně odečtu uhrazené zálohy a DPH
11. Opravy faktur – před odesláním fa
12. Opravné daňové doklady – dobropisy – tj. opravy po odeslání fa odběrateli
13. Zpracování odečtů přes „psiony“
14. Karta partnera
15. SIPO
16. Evidence vodoměrů
17. Bankovní výpisy
18. Saldokonto
19. Upomínky
20. Smlouvy
21. CRM
22. Reklamace
23. Účtování fa a DPH na zálohové fa
24. Nabídka modulů a úlohy mimo agendu Odečty a paušály
- Pracovní deníky s vazbou na mzdy a automatické zpracování vnitrofakturace
- Objednávky a automatická obecná fakturace dle zakázek
- Stazky a doprava
- Docházkové terminály s vazbou na mzdy
25. Kalkulace
26. Manažer
1. Proč aplikovat agendu ZIS v IS IMES
· obsahuje všechny funkce, které vodárenské společnosti potřebují
· naše společnost je dlouhodobě zaměřená na vývoj pro vodárenské společnosti
· stejné ovládání, nastavení jako v ostatních agendách IMESu – např.
– fakturace obecné fakturace (např. stavební práce, doprava, přípojky….) , kdy může dojít ke kumulaci práce
· modelování uživatelských formulářů
· možnosti modifikace formulářů na míru konkrétnímu typu pořízení i konkrétní obsluze
· inteligentní prohlížeče, filtrování dat – režim oblíbených
· velký rozsah sestav - s režimem oblíbených
· výběr sestav a prohlížečů do modulu manažer
· běžně výstupy do exelu
· práce s internetem – hromadné odesílání fa
· uživatelské přístupy
· zaručený vývoj dle platné legislativy a dle připomínek uživatele (možnost ověření v praxi uživatele)
· krátké dodací lhůty v aplikace
· dlouhodobě ověřené servisní služby – pružnost (dobrá spolupráce dodavatele programu a servisního pracovníka)
· v porovnání s konkurečními programy výhodná cena
· integrovaný podnikový IS – viz. další schéma nebo oddělené zpracování (dle volby uživatele )
2. Postup aplikace
· Zpracování aplikačního projektu
· Nastavení databáze
· Převedení dat ze starého programu
· Doplnění chybějících povinných sloupců hromadnou úpravou na základě zadání podmínek uživatelem
· Naškolení obsluhy
· Kontrola dat zkušebním zpracováním
· Zahájení ostrého zpracování
3. Moduly agendy ZIS
· Odečty a paušály (karta odběru, pohyby na kartě , výpočty záloh .. )
· Operativní evidence majetku – evidence vodoměrů
· Partneři
· Kniha faktur
· Pokladna
· Pohledávky a závazky (Saldokonto)
· Upomínky
· Smlouvy
· Manažer
· CRM
· Rozbory a kalkulace
· Reklamace
4. Zálohy
· výpočet zálohové spotřeby a částek zálohy
- automatický vypočet zálohové spotřeby na základě předchozí skutečné spotřeby (přes denní spotřebu a počet dní zálohy) se snížením o zadané % u obce
- výpočet částky bez DPH s doplněním platných cen z ceníku – stejné algoritmy výpočtu jako u fakturačních řádků
- výpočet DPH
- výpočet částky celkem vč. DPH
· výše uvedený výpočet se odehrává v přehledném formuláři s kontrolou obsluhy a možností editace částky bez DPH
· řádky s nižší částkou než je nastavený limit placené zálohy (bez DPH) jsou zvýrazněné červeně – pokud je obsluha neopraví, nezapisuje se předpis zálohy do salda
· vlastní zpracování předpisu částek k úhradě a předpisu DPH je ve dvou variantách
- více záloh v průběhu fa období – tj. více zálohových období v průběhu fa období
- za každou zálohou následuje vyúčtování (tj. nový výpočet zálohové spotřeby dle předchozího vyúčtování)
· odečet uhrazených záloh na vyúčtovací fa
· hromadná úloha pro storno předpisu neuhrazených záloh
5. Způsoby pořízení fakturačních podkladů
5.1. Hledisko časové
· pro řádnou a mimořádnou fakturaci + výměna vodoměru v průběhu fa období
- Řádky mimořádná fa v průběhu celého fa období s vystavením fa
- Řádky řádné fa – dle plánu přes zadaný interval fakturace
- Výměna vodoměrů a změna paušálu se vstupem do následné řádné fakturace
5.2. Hledisko postupu zpracování
· automatické nebo ruční zpracování podkladů
- Automatické zpracování z přijatých dat z psionů (vždy hromadné) - řádná fa
- Ruční pořízení – jednotlivě nebo hromadně - mimořádná fa
5.3. Hledisko počtu a obsahu fa řádku daného odběru
· V řádku jen vodné, jen stočné, nebo vodné i stočné (10,01,11)
· V rámci vodného a stočného cena jen maloodběr, jen velkoodběr nebo obě (typ ceny M,V,O)
· Na jednom odběru – jen paušál nebo jen odečet nebo paušál i odečet
· Na jednom odběru se fakturuje jeden vodoměr nebo 2 vodoměry
· Klasifikace – jedna nebo 2 klasifikace
6. Formulář pro pořízení fa řádků a vystavení faktur
· Hlavička formuláře a řádky – v obou případech povinné hodnoty a volitelné – možnost volitelného zobrazení sloupců (automaticky doplňované sloupce nemusí být zobrazené)
· Dle typu fakturace (nový odběr, paušál a odečet ) – změna i v průběhu zpracování
·
Pořízení je řádkové s uživatelsky vybranými
sloupci – jen pro založení nového odběru se používá detail se všemi údaji
· Výhodou je přehlednost - jednoduché opravy řádků
· Přehlednost pro obsluha např. barevným označením např.
o Fialově řádky - již fakturované
o Zelené řádky – programem zkontrolované a připravené k fakturace
o Bílé řádky – neúplnné a chybové řádky
· Filtrováním řádků – řádky chybové a označené událostmi odečítačů v psionu
7. Automatické doplnění cen z ceníku a rozdělení řádků dle platných cen a sazeb DPH v rámci fa období
· Ceníky jednotkových cen vodného a stočného dle obcí, odběru a platnosti ceny a DPH OD
· Do fa řádku se doplní jednotková cena dle obce, odběru (jen pokud je v ceníku vyplněný), pro vodné (maloodběr a velkoodběr) a stočné (maloodběr a velkoodběr).
· Rozdělení řádků dle platnosti ceny a sazby DPH
- Pokud je v rámci fa období (původní datum odečtu a aktuální datum odečtu) jedna platná cena a jedna hodnota DPH zůstane jeden řádek
- Pokud je v rámci fa období více platných cen nebo sazeb DPH program automaticky vytvoří ze základního řádku tolik řádek kolik je platných cen nebo sazeb DPH – tzv. fa podobdobí. Výchozí a konečné stavy spotřeby a datumy původních a nových odečtů v jednotlivých řádcích na sebe navazují (z nich program počítá počet dní v rámci daného fa podobdobí a spotřebu).
· Celková cena bez DPH se počítá z konečné spotřeby vodného a stočného (maloodběr a velkoodběr) x jednotkové ceny (viz. výše)
· Výpočet konečná spotřeby
- (Nový stav mínus stav starý) – sleva (doplnění z karty přes % nebo hodnotu s možností editace)
8. Specifické operace v pořízení fakturačních řádků
· Dále uvedené operace není možné řešit
8.1. Založení nového odběru
·
Musí být vyplněné všechny sloupce – dle
nastavení šablony řádku (automatické doplnění údajů a zastavování)
· V novém odběru se zakládá jeden nebo 2 řádky (odečet i paušál)
· Výpočet paušálu v rámci nového odběru i změny se provede automaticky (sazba na osobu x počet osob). Sazbu na osobu je možné vybírat z číselníku dle typu a kategorie.
8.2. výměna vodoměru v existujícím odběru
· Vodoměr je spolu s obcí, odběrem a typem fa (Odečet, paušál, deštné) klíčovým údajem v kartě
· Pro osazení nového vodoměru do již existujícího odběru program vygeneruje novou řádku a to na základě příkazu obsluhy (kód výměny vodoměru). V původním řádku program automaticky doplní „řádka neaktivní“ a zároveň donutí obsluhu vyplnit datum výměny (do generovaného doplní do datumu osazení). Do nového řádku se většina hodnot přenáší ze základního řádku mimo: čísla nového vodoměru (případně souvisejících údaje cejch, plomba, velikost se přenáší z původního řádku ..) – pokud se nevede operativní evidence vodoměrů samostatně) a stavu vodoměru.
· Ve výše uvedeném případě se datum výměny vodoměru doplní i do datumu odečtu základního řádku a skutečné datum odečtu bude až v generované řádce u nového vodoměru
· I v tomto případě se řádky automaticky rozdělují dle platnosti ceny a sazby DPH – tj. v některých případech dochází i k vygenerování 6 řádků z jednoho řádku (2 řádky s různým vodoměrem a 3 platnosti ceny)
8.3. Rozdělení řádků z důvodu změny hodnoty paušálu
· Datum platnosti Od (hodnoty ročního paušálu) je spolu s obcí, odběrem typ fa (Odečet, paušál, deštné) klíčovým údajem v kartě. Z toho důvodu je nutné vždy při změny hodnoty ročního paušálu (změna počtu osob a sazby na osobu) rozdělit fakturační řádky – opět se děje na základě příkazu obsluhy (stejný princip jako u výměny vodoměru)
· U základního řádku obsluha vyplní datum platnosti původní hodnoty paušály, u nového se automaticky přesouvá do datumu platnosti nového paušáluOd. V nově vygenerovaném řádku mění osoba počet osob nebo sazbu na osobu (výběr z číselníku). Roční paušál se počítá: sazba na osobu x počet osob.
8.4. Ostatní
·
Dělená spotřeba - % podíl rozdělení ceny pro V a S.
Podmínkou je nastavený typ ceny O (jen jinak M nebo V) a %V a %S pro maloodběr
(velkoodběr dopočet do 100 %)
· Dělená klasifikace - % podíl pro klasifikaci 1 (samostatně V a S) a dopočet do 100 % klasifikace 2
9. Tvorba fakturačních dat z psionů
· Výstupy do psionů (podle volby uživatele a typů obslužného programu )
· Hromadné zpracování fakturačních řádků odečtů z příjmu dat psionů
· Maximální programová podpora pro kontroly a uživatelské doplnění chybějících hodnot
· Kontroly provádí program hromadně (u ručního pořízení se kontrolují řádky samostatně)
10. Opravy dat fa řádků před vystavením faktury
· Nevyfakturovaný řádek lze vymazat nebo opravit – zadat nové hodnoty
· Změny na uložené řádce se promítají do matričního souboru
· Výmazem řádky se matriční soubor vrací do původního stavu před pořízením změny
11. Faktura
· vzor a popis včetně odečtu uhrazené zálohy a DPH
·
12. Opravy faktur
· Texty a adresy lze opravovat kdykoli i v uzavřeném období
12.1. Fakturační hodnoty - před odesláním fa
· výmaz faktury a opakované vystavení správné fa
· ihned po výmazu fa se nabídnou fa řádky k dané faktuře, které obsluha běžným způsobem opraví a vystaví fa opakovaně
12.2. Opravné daňové doklady – dobropisy (opravy po odeslání fa odběrateli)
· Obsluha spustí menu Opravný daňový doklad, kdy program automaticky vytvoří storno původních fakturačních řádků a obsluha dále postupuje takto:
- ze storna řádků vytvoří dobropis nebo automaticky (menu na pravé tlačítko) nechá vygenerovat „plusové řádky“, které opraví a spuštěním úlohy Fakturace program vytvoří Opravný daňový doklad (storno původní faktury) a novou fakturu
13. Karta odběru
· viz. samostatný dokument
http://www.softok.cz/help/podklad/Karta_odberu_201211161045/Karta_odberu_201211161045.htm
14. Karta partnera
· Vedle běžných údajů pro vystavení faktury obsahuje záložky – tj. specifické formuláře pro :
- Přehled vystavených fa
- Smlouvy
- Dokumenty
· SIPO
· Doplnění nového partnera přes ARES
15.
Smlouvy
a ostatní dokumenty
· Smlouvy a dokumenty se tvoří automaticky z uložených šablon doplněním maker z karty odběru a odběratele
- je umožněno evidovat externí dokumenty a obrázky v různých formátech……
· Z ostatních dokumentů mimo smluv jde např. o:
- splátkové kalendáře
- dopis předání právníkovi – tisk z knihy řešení pohledávek
- upozornění na uzavření vody – tisk z knihy řešení pohledávek
16. SIPO
· výstupy pro SIPO, elektronické zpracování složenek od pošty
· příjem SIPO do zpracování bankovních výpisů
17. Sestavy a prohlížeče
· grafická forma výstupu faktur s kompletní informací pro odběratele
· široká škála přehledových a rozborových sestav (včetně porovnání období, statistických informací,…)
· inteligentní prohlížeče dat s možností filtrování, pupinování, součtování ….
18. Evidence vodoměrů
· Kompletní karta vodoměru vzniká spojením následujících dat:
- operativní evidence vodoměrů v majetku
- z modulu odečty a paušály (karty odběru a jejích pohybů)
· operativní evidence obsahuje např. tyto pohyby
- založení karty vodoměru (výdejem ze skladu nebo samostatně mimo sklad) - výrobní číslo je zároveň i inventárním číslem
o založit kartu lze i automaticky až při osazení z modulu odečty a paušály
o součástí datové věty o založení karty je i velikost a cejch (možno sledovat i v evidenci odečtů)
- výdej do opravy
- navrácení oprav
· pohyby o osazení na odběr vzniká automaticky z modulu odečty a paušály
· z modulu odečty a paušály se doplňují především tyto údaje
- vybrané údaje řádků s vazbou na odběr
o datum osazení
o Datum výměny
o Plomba
o Adresa umístění
· Předání do opravy a návrat z opravy je opět součástí operativní evidence majetku
19. Bankovní výpisy
· Elektronické zpracování, včetně SIPO
20. Saldokonto
· Velký rozsah přehledů a sestav
21. Upomínky
· Jednotlivé a hromadné vystavení upomínek (filtrování i dle obcí)
· Částka k úhradě se navyšuje o nastavitelnou částku související s režií s vystavením upomínky
· Číslování upomínek – s 3 a další upomínkou se mohou tisknout další partnerské dokumenty
· Uložení v knize upomínek – s možností vyhledávání v přehledech
·
upomínky dle splátkového kalendáře
22. Účtování fa a DPH
· Účtování současně s uložením faktury dle nastavené předkontace
· Pokud je ZIS jako oddělená databáze – účtování se přenáší souhrnně do obecné účtovávání ostré databáze
· Automatické jednotlivě dle faktur v případě jedné databáze s účetnictvím
· Automatické hromadné v případě oddělené databáze – v modulu obecné účtování
23. Kalkulace
· řeší komplexní problematiku výpočtu ceny dodávky vody a zpracování odpadů
· široké možností členění na vnitropodniková kalkulační hlediska a možnosti jejich libovolného uživatelského seskupení k přesnému namodelování struktury distribuční sítě vody i odpadu. V IMESu jsou v současné době podporovány 2 základní metodiky výpočtu ceny, tzn.buď zpracování v rámci uživatelského členění skupin výkonů pro jednotlivé lokality nebo poměrným rozpočtením distribučním nákladů celé sítě na základě předem definovaného klíče (nejčastěji spotřebované m3). Zpracování využívá synergického efektu komplexního informačního systému IMES, tzn. automaticky do kalkulací vstupují nejen účetní data, ale rovněž podklady ze subsystému FVS, majetku a plánované ukazatele z libovolného plánovacího nástroje. Výstupy jsou poskytovány v souladu s metodikou Mze a MŽP.
· Nedílnou součástí zpracování je rovněž podpora plánování. Pro tyto potřeby využíváme možností tabulkového procesoru MS Excel, ve kterém si uživatel modeluje předpokládaný vývoj ceny vody i odpadu po jednotlivých kalkulačních položkách samostatně pro každou zpracovávanou lokalitu. Výsledný plán je možno kdykoliv (i opakovaně) přenést do prostředí IS IMES a zde celou kalkulaci zkompletovat.
24. Modul CRM, Reklamace
· záznamy jednání se zákazníky před uzavřením smluvního vztahu, po uzavření smluvního vztahu i mimo obchodní vztahy
· Kniha reklamací - záznamy o reklamaci (prvotní záznam - postup jejího vyřizování - informace o aktuálním stavu)
· Kniha vyřizování pohledávek - záznamy postupu vyřizování pohledávek