Opravy vystavených faktur

1.1. Oprava faktur v modulu KF

1.1.1. Editace textů

Funkce na pravé tlačítko Editace textů slouží k opravě vybraných hodnot, které lze provádět i do uzavřených období (nemá vliv na účtování – účetní doklad). Program neprovádí žádné kontroly s výjimkou DIČ – kontrola na datum uzavření daňového přiznání – číselník CD000.

Po zvolení funkce na pravé tlačítko - aut. propad do dokladu do záložky Texty (ikonka Texty) s možností přepnutí do dalších záložek viz. dále popis.

Seznam záložek (ikonek) a hodnot, které lze opravovat:

· Záložka (ikonka) Texty

· Obchodní adresa – viz. bod níže Postup opravy obchodní a poštovní adresy

· Poštovní adresa - viz. bod níže Postup opravy obchodní a poštovní adresy

· V případě, že partner má adresu obchodní shodnou s poštovní, je na fa od partnera doplněna jen poštovní adresa a sestava tisku (faktura) automaticky tuto adresu vytiskne i v okénku obchodní adresy

· Text 1,3, 4 a 5 (volné texty – různá oznámení uživatelům) – oprava se neprovádí na textu, který je zobrazen v řádce za názvem políčka, ale je nutné vyvolat okno se zadaným textem a to tak, že se myší klikne na konec řádky do comba (okénko s třemi tečkami) – otevře se okno, ve kterém je oprava provedena – výmaz nebo doplnění, okno se zavírá křížkem a zobrazuje se dotaz na uložení provedených změn – při požadavku změny uložit je nutné potvrdit Ano, při potvrzení Ne se změny neuloží (hláška se zobrazuje pouze při provedení nějaké změny, v případě, že k žádné změně nedojde, hláška se nezobrazuje)

· Umístění textu na vytištěné fa:

· 1 – mezi hlavičkou faktury a hlavičkou řádků – neomezený počet řádků – vhodné místo pro zápis individuálního sdělení (požadavku)

· 3 – jeden řádek nad textem 4

· 4 – jeden řádek nad rekapitulací DPH

· 5 – text se tiskne pod rekapitulací DPH, ale jen v případě záporné částky k úhradě a nejedná se o opravný daňový doklad

· Záložka – ikonka Hlavička

· Způsob úhrady

· Smlouva - POZOR – nutná následná oprava v modulu Odečty-paušály v menu Operace – Aktualizace karty odběru – běžné sloupce

· Název dodávky

· IČ - POZOR – nutná i oprava v číselníku Partnerů (přes pravé tlačítko Partneři/Partner a BÚ – detail a editace – automatické přepnutí do číselníku partnerů do prohlížení partnera uvedeného na faktuře, přepnutí do režimu editace – ikonka Editace, oprava údaje IČ, zavření okna – číselníku Partneři)

· DIČ – s kontrolou na CD000 – oprava povolena do termínu uzavření daňového přiznání – políčko není šedivé (po termínu oprava není povolena z důvodu přenosu hodnoty do deníku DPH – TD0DPR a do podkladů pro daňové přiznání – obvykle do 25 dne následujícího měsíce – přesné datum uloženo v číselníku), po editaci údaje se zobrazí dotaz na promítnutí opravy do daňové evidence, je nutné odpovědět ANO - POZOR – nutná i oprava v číselníku Partnerů přes pravé tlačítko Partneři/ Partner a BÚ – detail a editace – automatické přepnutí do číselníku partnerů do prohlížení partnera uvedeného na faktuře, přepnutí do režimu editace – ikonka Editace, oprava údaje DIČ, zavření okna – číselníku Partneři

· Záložka – ikonka - Parametry

· Kód tisku – 1, 3 5 - POZOR – nutná i oprava v modulu Odečty-paušály v menu Operace – Aktualizace karty odběru – běžné sloupce

· Záložka – ikonka - D (řádky faktury)

· FaObdobiOd - POZOR – nutná i oprava v modulu Odečty-paušály v menu Operace – Aktualizace karty odběru – běžné sloupce

· FaObdobiDo - POZOR – nutná i oprava v modulu Odečty-paušály v menu Operace – Aktualizace karty odběru – běžné sloupce

· Umístění vodoměru – Ulice+čp. nebo parcela - POZOR – nutná i oprava v modulu Odečty-paušály v menu Operace – Aktualizace karty odběru – běžné sloupce

1.1.1.1. Oprava obchodní a poštovní adresy přes funkci Editace textů

· Doporučujeme provádět prvotně opravu v číselníku partnerů a následné promítnutí opravených adres na fakturu

· Postup pořízení

· Zvolení pravého tlačítka Editace textů (uživatel stojí v modulu KF na opravované faktuře), propad do záložky Texty, zvolení pravého tlačítka Partneři/ Partner a BÚ – detail a editace – automatické přepnutí do číselníku partnerů do prohlížení partnera uvedeného na faktuře

· Přepnutí do režimu editace – ikonka Editace

· Postup opravy obchodní adresy:

· na hlavní záložce Hlavička v případě opravy obchodní adresy

· Zkratka – zkrácený název partnera (nebo nezkráceny v případě délky znaků), tento název se zobrazuje v modulu Voda a dle tohoto názvu se vyhledává ve filtrech

· Název – nezkrácený název partnera – možno přenést hodnotu údaje Zkratka – načtení údaje Crtl/C a vložení načteného údaje Ctrl/V

· Adresa – celá obchodní adresa partnera četně názvu

· název partnera možno rozložit do 3 názvu – z těchto hodnot bude název partnera složen do záložky Adresy do údaje Adresa 1, což je adresa obchodní pro tisk faktury

· Ulice

· Číslo – kolonka za ulicí bez nadpisu

· Obec (v případě, že existuje ulice a zároveň obec bez PSČ)

· Město (obec nebo město, která má přiděleno PSČ)

· PSČ

· Všechny hodnoty uvedené v oddíle Adresa na hlavní záložce Hlavička jsou hodnoty, které vstupují do záložky Adresy do údaje Adresa 1(obchodní adresa) - POZOR – dodržovat zásadu, že hodnoty, které jsou naeditovány v tomto oddílu, se vždy budou shodovat s hodnotami uvedenými v záložce Adresy – Adresa 1, a proto nikdy neprovádět jen opravu v záložce Adresy/ Adresa 1, ale vždy změny provést na hlavní záložce Hlavička a změny přenést do záložky Adresy/ Adresa 1 dle postupu níže

· Automatický přenos hodnot oddílu Adresa z hlavní záložky – Hlavička do záložky Adresy/ Adresa 1

· Pravé tlačítko myši (myš musí mířit do šedivého pole, né na konkrétní hodnotu) – Složit adresu

· Hodnoty z oddílu Adresa z hlavní záložky se přesunou do záložky Adresy do údaje Adresa 1

· Přepnutí do záložky Adresy a kontrola stavu

· V případě, že adresa obchodní se shoduje s adresou poštovní pak údaj Adresa 2 (poštovní adresa) má být prázdný (v případě, že údaj je naplněný, tak ho vymazat), poštovní adresa je zadaná jen v případě její opravdové existence

· Zavření formuláře číselníku partnerů

· V případě, že byly prováděny změny v oddíle Adresa na hlavním formuláři - Hlavička, zobrazí se dotaz na aktualizaci Adresy 1 do záložky Adresy – Pozor - jedná se o aktualizaci Adresa 1, což je obchodní adresa, hodnoty údaje Adresa 2 se tento dotaz netýká a ta zůstává bez změny – proto doporučujeme zkontrolovat záložku Adresy před odchodem z partnerů a pak na tento dotaz je možno odpovědět Ne, v případě, že byla prováděna úprava adresy na hlavní záložce a nebyly změny do záložky Adresy/ Adresa1 promítnuty ručním zápisem nebo použitím pravé tlačítko Aktualizace adresy, tak je nutné odpovědět Ano

· Oprava nebo zadání poštovní adresy

· Přepnutí do záložky Adresy a oprava údaje Adresa 2

· Zavření formuláře číselníku partnerů

· Nyní je nutné opravu provést i na faktuře – hodnoty je možné naeditovat nebo je převzít od partnera, a to funkcí přes pravé tlačítko Partneři/Převzít adresy z adresáře od partnera

· Po zvolení funkce se od partnera na faktuře zaktualizují adresy (aktualizace proběhne jen v případě, že je nad danou adresou vyplněn údaj – Partner, což je číslo partnera z adresáře, v případě, že chybí – aktualizace se neprovede)

· Pro správné vytištění faktury platí tyto zásady naplnění záložky Texty:

· Partner má pouze 1 adresu a ta plní funkci obchodní i poštovní adresy – na fa postačí, aby byla vyplněna pouze poštovní adresa (tisk sestavy si automaticky tuto adresu dosadí i do obchodní adresy)

· Partner má rozdílnou adresu obchodní a poštovní – na fa je nutné mít vyplněny obě rozdílné adresy – obchodní i poštovní

· Adresář partnerů – správné zadání hodnot pro správné doplňování adres do faktury:

· Partner má obchodní adresu shodnou s poštovní

· V oddíle Odkaz na související partnery je vyplněné číslo partnera pouze v údaji Poštovní

· V záložce Adresy je vyplněna Adresa1 (Adresa2 není vyplněna)

· Partner má poštovní adresu rozdílnou od obchodní adresy

· V oddíle Odkaz na související partnery je vyplněné číslo partnera v údaji Obchodní i Poštovní

· V záložce Adresy je vyplněna Adresa1 – obchodní adresa a Adresa2 – poštovní adresa

1.1.2. Oprava Datumu zdanitelného plnění

· Možnost opravy datumu zdanitelného plnění přes funkci na pravé tlačítko – Oprava DPH – DUZP…

· Datum lze opravovat na základě parametru ve V0302 – povolená editace datumu zdanitelného plnění. Přenos hodnoty do deníku DPH – TD0DPR.

· Editace datumu bez kontroly (bez kontroly na CD000, číslo přiznání) – nutné pečlivé odkontrolování ze strany uživatele

1.1.3. Výmaz faktury

· Výmaz lze provádět pouze u faktur, které prošly následujícími kontrolami:

· faktura je pořízena do období, které je v modulu Odečty-paušály otevřené – v případě, že je období již uzavřené, zobrazí se kontrolní hláška, že výmaz nelze provést

· faktura není odeslána na nadřízený počítač (není vyplněna dávka odeslání)

· faktura není přiznána do DPH

· výmaz fa nelze provést ani v případě, že modul Odečty-paušály není uzavřen, ale po vyfakturování následovala oprava MS přes funkci Aktualizace karty vodoměru – ostatní údaje (vznikl řádek s typfa=9) – pro povolení výmazu je nutné opravu MS zrušit (výmaz řádky s typfa=9) a pak provést výmaz fa + provést požadovanou opravu fakturované řádky + tvorba faktury (v případě, že je možné promítnou opravu, která byla dělána přes Aktualizaci karty, tak ji naeditovat spolu s opravou faktury a když to není možné, řádek vyfakturovat a opět následně provést Aktualizaci karty odběru)

· faktura nebyla uhrazena (uhrazenou fa nelze vymazat)

· Výmaz se provádí se modulu Knihy faktur – přes filtr se vyhledá faktura, při postavení na řádce hlavičky faktury – pravé tlačítko myši – zvolit Výmaz faktury – program otevře hlavičku faktury a je nutné pokyn pro výmaz potvrdit – ikonka „červený křížek přes čtverec“, program dále nabízí dotazy, které je nutné vždy potvrdit Ano, až se zobrazí formulář vodného se záznamy, ze kterých byla faktura vytvořena

· Ve formuláři vodného lze provádět všechny opravy jako při pořízení podkladů k fakturaci (oprava stavu nového, datumu odečtu atd.), a to i včetně oprav hodnot doplňujících se od partnera (DIČ, IČ, obchodní adresa, poštovní adresa, SIPO) – přes funkci – ikonka Partneři nebo pravé tlačítko myši Partneři- tato ikonka přepne do číselníku partnerů, kde po zvolení ikonky Editace lze do číselníku zapisovat, při zavření číselníku partnerů je nutné na dotaz uložit změny odpovědět Ano

· Opravené řádky lze ihned znovu vyfakturovat – ikonka Fakturace a vytisknout ikonka Hromadný tisk (tisk více faktur najednou) nebo Tisk – tisk pouze jedné faktury, která vznikla z řádku vody, na které uživatel právě stojí)

1.1.4. Opravný daňový doklad

· Pro opravy do jiného období než je faktura vystavená - původní faktura zůstává platná a vystavuje se nový doklad – opravný daňový doklad

· Vystavuje se opravný daňový doklad na celou původní částku faktury

· V modulu KF vyhledání konkrétní faktury a funkce na pravé tlačítko Opravný daňový doklad

· Zobrazí se panel s obdobím – zadat požadované období vystavovaného opravného dokladu

· Zobrazí se formulář vodného – program automaticky vytvoří řádky opravného dokladu, které jsou v údaji TypFa označeny hodnotou x 72 (do stejného období s aktualizaci MS) , x 74 (do vyššího období s aktualizací MS) a nebo x 77 (bez aktualizace MS) – označení x vyjadřuje typ fa původní fa – řádky kopírují původní řádky, ale mají opačné znaménko, do automatiky vytvořené řádky se uloží číslo faktury, ke které se opravný doklad pořizuje (z které vzniká)

· Automaticky vytvořené řádky uživatel nemůže opravovat a řádky x 72 a x 74 aktualizují matriční soubor, ale pouze tyto hodnoty – stav starý, stav nový, datum odečtu puv, datum odečtu, fa období od, fa období do (matriční soubor se dostává do stavu před fakturací), řádky x 77 matriční soubor neaktualizují!!!!!!

· V případě, že se jedná o opravný daňový doklad k poslední faktuře a nebyla následně provedena k odběru změna klíčových údajů (mohla být provedena pouze změna neklíčových údajů – po fa následuje uložený řádek s typfa=9) – vznikají řádky x 72, x 74, které aktualizují MS ve vybraných hodnotách

· Když se nejedná o poslední fakturu nebo se jedná o poslední fa, ale je uložena následná změna klíčových údajů - vznikají řádky x 77 - bez aktualizace MS!!!! MS zůstává bez změny

· V případě, že se vytváří opravný daňový doklad na fa s výměnou vodoměru, vzniklé aktualizační řádky x 72 a x 74 k novému vodoměru dosadí Aktivita=8 – neaktivní a starému 0 - aktivní – je stav před vystavením fa a nová opravná fakturace musí výměnu vodoměru pořídit znovu

· Vytvoření opravného dokladu se provede ikonkou – Fakturovat

· Zobrazení panelu s datumy, které vstoupí do nového dokladu – Opravný daňový dokladu (automatické předvyplnění systémovým datumem kromě datumu Oprava – datum zdanitelného plnění – výchozí stav – datum nevyplněno – uživatel rozhoduje, zda vystaví doklad již s vyplněným datumem nebo ne – v panelu ponechá datum prázdný nebo ho doplní, Faktura – datum zdanitelného plnění – hodnota pro fakturu)

· Po potvrzení panelu se vytvoří Opravný daňový doklad (řádek dostane fialovou barvu)

· Tisk přes ikonku Hromadný tisk (tisk více dokladů) nebo Tisk (tisk jednoho dokladu)

· Dle nastavení se vždy tiskne kód tisku – 1 – faktura (i když původní doklad byl složenka nebo SIPO)

· Potvrzení zápisu datumu tisku

· Do opravného daňového dokladu se ukládá číslo fa, ke které je ODD vystaven a dále vstupuje přednastavený tisk – důvod pořízení opravného daňového dokladu, jeho oprava je možná až přes editaci již uloženého dokladu

1.1.5. Opravný daňový doklad + ihned nová správná fakturace

· Vyhledání faktury v modulu KF a spuštění funkce na pravé tlačítko – Opravný daňový doklad

· Zobrazí se formulář vodného – program automaticky vytvoří řádky opravného dokladu, které jsou v údaji TypFa označeny hodnotou x 72 , x 74 nebo x 77 (x – původní typ fa) – řádky kopírují původní řádky, ale mají opačné znaménko

· Tímto postupem máme vytvořeny podklady pro tvorbu opravného daňového dokladu

· Následuje pořízení nových řádek se správnými hodnotami pro tvorbu nové faktury – postup pořízení

· Spuštění pravého tlačítka myši a zvolení funkce – Duplikace řádky +

· Vytvoří se nové řádky s kladnou hodnotou – do těchto řádek pořídíme požadovanou opravu - řádky se v údaji typfa označí x 73 nebo x 75 – toto jsou řádky vzniklé z x 72 a x 74, nebo vznikají řádky s typfa x 78 z x 77

· Řádky x 73 a x 75 opět aktualizují matriční soubor pouze z hodnot - stav starý, stav nový, datum odečtu puv, datum odečtu, fa období od, fa období do – z toho vyplývá, že změna jiné hodnoty např. vodné-stočné se ve vystavené faktuře projeví, ale tato změna nebude promítnuta do matričního souboru, takže v další běžné fakturaci se neprojeví, řádky x 78 neaktualizují matriční soubor

· Následuje tvorba dokladů ikonkou Fakturace – vznikají 2 doklady – opravný daňový doklad z řádek s typfa x72, x 74 nebo x 77 a běžná faktura z řádek s typfa x 73, x 75 nebo x 78 (z řádek x 73, x 75 nebo x 78 – může vzniknout i opravný daňový doklad do řady běžné fakturace za předpokladu, že v C0804 popřípadě C0801 je zadán parametr 2 v údaji Opravný doklad - fa)

· Opravný doklad do řady faktur bude nazván Opravný daňový doklad – vytvoří se sestava dle kódu tisku pro fakturu, ale dosadí se jiný kód textu (dle C0804) – nastavený důvod opravy a doplní se číslo původní faktury do údaje dodávka za text, který se doplnil opět z C0804

· Vytvoření dokladů ikonkou – Fakturovat

· Zobrazení panelu s datumy, které vstoupí do nových dokladů – automatické předvyplnění systémovým datumem datumy zápisu, vystavení a faktura - datum zdanitelného plnění pro fakturu nebo kladný opravný daňový doklad a oprava – datum zdanitelného plnění - nevyplněné datum pro záporný Opravný daňový doklad s možností datum doeditovat (nepovinné vyplnění)

· Novým dokladem (Opravný daňový doklad) v saldě vznikl předpis na vrácení peněž odběrateli, a proto je nutný následný postup, který je ovlivňován skutečností, zda byla původní faktura zaplacena nebo jaké řešení bylo s uživatelem dohodnuto – nejčastější případ je, že odběratel původní fakturu nezaplatil a je provedena kompenzace (mezi fakturou a opravným daňovým dokladem – provádí finanční účtárna, a proto je nutné k této operaci předat podklady) a dále je třeba vystavit novou správnou fakturu – mimořádná fakturace

· Tímto postupem je nutné provést opravu u fa, která není poslední (již existují další fa ve vyšších období a může existovat i výměna vodoměru) – opravný daňový doklad pak vniká bez aktualizace MS a novou fa již nelze zadat ručním pořízením, ale musí se využít funkce vytvořit správnou fa duplikací vytvořených řádek ODD, což je Duplikace řádky + a na těchto vzniklých řádcích provést opravu – výsledkem jsou pak 2 doklady.

· Vytvoření opravného daňového dokladu, ale nebyl proveden jeho tisk – postup následného tisku s požadavkem zapsat datum tisku

· V modulu KF

· zjištění čísla dokladu

· zobrazit filtr – zadat Skupinu dokladu – 27D0, Řadu – 270x a do poslední řádky zadat systémové datum (kliknutím na první puntík se datum automaticky vyplní) – tímto filtrem chceme vybrat všechny opravné daňové doklady dané řady a vytvořené ve dni zadaném ve filtru – ze zobrazených dat určíme číslo dokladu

· Přes pravé tlačítko zvolíme Hromadný tisk se zápisem datumu tisku – do filtru zadáme číslo dokladu a kód tisku – 1 – sestava se vytiskne a zobrazí se dotaz na uložení datumu tisku

· V modulu odečty-paušály

· Zobrazit filtr – zadat hodnoty obce a odběru nebo hodnot pro zobrazení daného odběru a obce

· V prohlížeči v 1. úrovni se postavit na řádku daného odběru a obce

· V druhé úrovni se zobrazí pořízená řádka, ze které opravný daňový doklad vznikl – v typ fa je hodnota – x 72 nebo x 74 a v údaji řada je hodnota 270x a v údaji faktura je číslo dokladu

· V případě pokusu vytvořit znovu opravný daňový doklad k faktuře, ke které již opravný daňový doklad existuje, je zobrazena chybová hláška – K faktuře již existuje opravný daňový doklad!

· Výmaz opravného dokladu a jeho nové vytvoření

· Postup shodný s výmazem běžné faktury – přes pravé tlačítko Výmaz faktury

· Po potvrzení požadavku výmazu se zobrazí okno s řádky z vody

· Řádek nelze opravovat

· Lze pouze z řádku vytvořit znovu opravný doklad nebo řádek smazat z důvodu úplného zrušení tvorby opravného dokladu (výmazem řádek opravného dokladu x 72 nebo x 74 se matriční soubor v hodnotách stav starý, stav nový, datum odečtu puv, datum odečtu, fa obdobi od, fa obdobi do dostává opět do stavu, který platil před vystavením opravného dokladu)

· Před tvorbou dokladu je možné přes ikonku Partneři nebo přes pravé tlačítko Partneři provést opravu hodnot v číselníku Partneři u daného partnera

· Ikonkou Fakturace je doklad vytvořen znovu a v případě, že byly provedeny úpravy v číselníku Partneři, tyto změny se do dokladu promítnou

· V případě výmazu řádku se nový doklad netvoří (provádí se pouze při požadavku zrušení opravného dokladu)

1.2. Výmaz opravného daňového dokladu

· Provádí se stejně jako výmaz faktury a platí stejná pravidla – viz. bod Výmaz faktury

· Výjimku tvoří možnosti práce s nabídnutými řádky ve formuláři vodného – řádky nelze editovat, lze je pouze vymazat, a to v případě, že je požadavek celý doklad zrušit