OBECNÉ ÚČTOVÁNÍ

Opravy salda, haléřové rozdíly, účtování jen DPH, odpis pohledávek, naturální a podrozvahové účtování

© Software OK Příbram, 2006

1. Úvod

Jedná se modul určený k zúčtování vnitřních účetních případů. Většinou jde o zaúčtování vnitřních dokladů, např. výdeje cenin, účtování DPH na uzávěrkové účty, event. slouží k proúčtování mezd, investičního majetku apod., pokud se nepřebírají spojovací soubory z ostatních programů.

2. Typy dokladů

- Běžné daňové i nedaňové doklady

- Účtování jen DPH

- Opravy salda

- Kurzové rozdíly

3. Druhy zápisů OU

4. Opravy salda

4.1. Q – hromadné opravy salda

Úloha umožňuje opravy více řádek ze salda jednoduchým způsobem – pouze přepisem stávajících údajů na nové. V rozúčtování generuje s opačným znaménkem větu s původními hodnotami a novou větu s novými údaji. U jedné věty lze opravovat více údajů najednou a lze opravovat najednou více vět.

4.1.1. Pořízení hromadných oprav

Hlavička dokladu se pořizuje dle šablony, kde v parametrech je generování operací Q – tj. šablona “SH“. Před ukončením hlavičky se nabídne filtr pro výběr vět ze salda. Pod vybranými položkami je tlačítko pro přepínání mezi prohlížením (tj. tlačítko Prohlížení pro vyhledávaní fa, partnerů,…) a editací (tl. Editace – přepisuje údaje). U vybraných položek lze opravovat v režimu editace mimo obratu MD a obratu Dal, kurzu a měny jakékoliv údaje, tj. např. účet, skupinu dokladů, řadu, číslo faktury, splatnost, hlediska, …). U editovaných vět se automaticky zatrhne políčko Vybrat. Vybrané věty se přenášejí do rozúčtování po potvrzení na tlačítku Vytvoření rozúčtování.

Pozn.: Únor 2009 – Z důvodu převodu měny SKK na EUR upravena úloha Hromadné opravy saldokonta – změna se provede přepisem měny, kurzu a valutových obratů. Program vygeneruje účetní větu, která aktualizuje saldo.

Únor 2009 – Z důvodu převodu měny SKK na EUR upravena úloha Hromadné opravy saldokonta – změna se provede přepisem měny, kurzu a valutových obratů. Program vygeneruje účetní větu, která aktualizuje saldo.

4.1.2. Význam opravy „Q“

Určeno pro opravy účtů pořízení zásob (111, 131 – např. pokud je příjemka na jiné číslo faktury, stačí přepisem č. faktury provést opravu) a pro opravy převedených vět do počátečních stavů salda při zahájení zpracování. Tento způsob oprav se nedoporučuje u saldokontních položek vztahujících se k hlavnímu účtu modulu KF (311,321,…) – např. při opravě IČ, splatnosti apod. by vznikl rozdíl mezi KF a saldem (je třeba opravit přímo na prvotním dokladu). Výjimkou je jen oprava hlavního účtu u úhrady zálohové faktury, která byla zapsaná do knihy faktur např. s jinou analytikou ú. 314. Protože zálohová faktura není účetním dokladem a při jejím zápisu do KF vzniká pouze pomocný neúčetní zápis do saldokonta (z důvodu nabízení položky do převodního příkazu a do úhrad), nelze použít jako u běžných daňových dokladů druh zápisu P.

4.1.3. Příklad

V následujícím příkladu je znázorněna oprava chybně zaúčtované příjemky.

Po vyplnění hlavičky dokladu se nabídne okno pro Vyhledávání ze salda – je třeba vždy vyplněním hodnot omezit výběr (zjednoduší a zrychlí opravu). Klávesou F3 se výběr spustí.

Chybně pořízené číslo faktury uživatel přepíše na správnou hodnotu, ve sloupci Vybrat se po přepisu automaticky zobrazí zatržítko a provedení operace uživatel potvrdí tlačítkem Vytvoření rozúčtování.

4.2. P, T – jednotlivé opravy salda

4.2.1. P – přeúčtování salda mezi položkami existujícími v saldě

Úloha je určena pro přeúčtování salda mezi dvěma již existujícími větami v souboru saldo, hlavně pro přeúčtování úhrady na jinou fakturu. Ze dvou vybíraných vět je vždy jedna nadřízená, tj. ta, na kterou se provede přeúčtování a jedna podřízená, na které proběhne storno zápisu. Výhodou tohoto druhu zápisu je převzetí původního datumu úhrady a čísla dokladu úhrady do salda (např. datum bankovního výpisu je 20.4., oprava úhrady je pořízena v OU s datumem operace 5.5. – do salda se k vybranému předpisu (větě nadřízené) dosadí datum úhrady 20.4. a číslo uhrazovacího dokladu je číslo bankovního výpisu (ne číslo dokladu OU).

4.2.2. Pořízení zápisu „P“

Pro jednotlivé opravy salda je v DEMOverzi nastavena šablona hlavičky „SJ“. Hlavičku operace volí uživatel dle potřeby – při přeúčtování položek v měně účetní (CZK) šablonu operace „1P“ (druh zápisu P), při přeúčtování položek v cizí měně „1PM“ (druh zápisu PM). Nabídne se tabulka pro vyhledávání ze salda (jako při hromadných opravách salda je vhodné omezit výběr položek ze salda zadáním údajů do vyhledávání - uživatel zpravidla zná čísla faktur k přeúčtování, nebo účet a partnera apod.). Poté je třeba zatrhnout podřízenou a nadřízenou fakturu a provést

4.2.3. Příklad

V následujícím příkladu je znázorněna oprava chybně zaúčtované úhrady faktury (úhrada je přiřazena k jiné faktuře a je třeba ji přeúčtovat na správnou fakturu).

Po vyplnění hlavičky dokladu se nabídne okno pro Vyhledávání ze salda – je třeba vždy vyplněním hodnot omezit výběr (zjednoduší a zrychlí opravu). Klávesou F3 se výběr spustí.

Chybně zaúčtovaná úhrada fa č. 2600080008 musí být označena jen v poli Vybrat (jedná se o větu podřízenou) a převádí se na úhradu fa č. 2600080009 – nadřízená věta. Po označení dole kliknout na tl. Převzít fakturu.

4.3. T – přeúčtování salda i na nesaldokontní účet

Úloha je určena hlavně pro přeúčtování ze saldokontního účtu na nesaldokontní. Lze využít i pro přeúčtování dvou existujících položek v saldě (jako u druhu zápisu P), ale ne pro převod úhrady na jinou fakturu (nepřebírá datum a číslo uhrazovacího dokladu).

4.3.1. Pořízení zápisu „T“

Zadává se šablona hlavičky „SJ“ (jednotlivé opravy salda). Šablona operace je „T“ – Účtování přes spojovací účet při přeúčtování položek v měně účetní (CZK), při přeúčtování položek v cizí měně „1TM“ (druh zápisu TM). Šablona má přednastavenou předkontaci 395000 s hlavním účtem 395000. Částka operace se nevyplňuje (zůstává 0). Automaticky se po vyplnění hlavičky operace otevře záložka rozúčtování, kde je již naplněn řídící řádek se spojovacím účtem a nulovými obraty MD i Dal. Do druhého řádku v rozúčtování se do sloupce Faktura zapíše číslo faktury, u které je třeba provést opravu. Je možné provést i výběr ze salda klávesou F3. Pokud je v saldě jen jeden zápis na dané číslo faktury, převezmou se do rozúčtování ihned všechny saldokontní údaje, pokud je zápisů v saldě za dané číslo faktury více, nabídnou se položky ze salda k výběru.

Příklad pořízení zápisu „T“

Vyplní se celá hlavička operace s druhem zápisu T – hlavní účet je spojovací účet 395000, částka operace je nula.

Uživatel vyplní v rozúčtování do číslo faktury (ev. vyhledá ze salda – vyhledávání spustí klávesou F3)

Pokud v saldě existuje více položek s daným číslem fa, nabídne se výběr ze salda. Uživatel u zvolené věty zatrhne políčko vybrat a Převzít fakturu.

Program automaticky převezme vybranou větu do účtovacího řádku se všemi saldokontními údaji a s opačnou hodnotou (jedná se o storno této věty).

Do dalšího řádku uživatel pak zadá správné hodnoty, např. jiný i nesaldokontní účet

a nebo zadá do dalšího řádku číslo fa, na kterou chce provést převod.

5. Jen účtování DPH

V obecném účtování lze pořídit doklady, kde se účtuje jen DPH – např. pro zúčtování odvodu DPH za spotřebované pohonné hmoty při použití vozidla pro soukromé účely, DPH k darům apod. Pro tyto účely je na DEMO nastavená ŠH 2, k ní jsou připojeny ŠO 101 pro zúčtování daně na vstupu a 601 pro zúčtování daně na výstupu. Při pořízení dokladu se do částky operace zadává pouze částka DPH, v rekapitulaci se dorovnává typem daně mimo daňovou evidenci (991 – vstup, 091 – výstup).

V účtování se automaticky vytváří jen operace DPH.

6. Jen zápis do daňové evidence (neúčetní)

Pro zápis jen do evidence DPH bez účetního dokladu lze využít v modulu OU pořízení dokladu ŠH - DN a ŠO – DPH.

Doklad se pořídí standardním způsobem, jen se neúčtuje - SD DPH6 je nastavena jako neúčetní.

Využívá se při zahájení zpracování pro doplnění dokladů do DPH.

Před uložením dokladu se nesmí uživatel přepnout do záložky Účtování, ale je nutné ihned doklad uložit (při otevření záložky před uložením dokladu se vytvoří účtování, i když je nastaveno neúčtovat).

7. Haléřové rozdíly

Pro hromadné přeúčtování haléřových rozdílů použijeme šablonu 9.

Do haléřových rozdílů se nenabízí hal. rozdíly z daň. záloh (např. řada 2590, skup. dokl. K5ZD) z důvodu zápisu č. 2 v saldu při předpisu a i při odečtu daň. zálohy. Na této skupině dokladů by hal. rozdíl správně neměl vznikat. Při chybách k opravě použít šablonu T opravy salda nebo halíře odečíst pomocí vyúčtovací fa. Návod viz. kniha faktur/ opravy v KF/ bod 3.

8. Odpis pohledávek v CZK i cizí měna

· Pořízení odpisu pohledávek se provádí v modulu OU šablonou 91, a to jak faktur v cizí měna tak faktur v CZK (v šabloně je zadaná řada, které je přiřazena měna CZK, což neovlivňuje pořízení faktur v cizí měně)

· Výsledkem je účetní doklad, který přeúčtuje pohledávku na výsledkový účet – 546xxx

· Postup pořízení dokladu:

· Po zadání hlavičky dokladu šablonou 91 se automaticky otevírá filtr pro výběr dokladů ze salda. Filtr umožňuje omezit výběr pohledávek zadáním hodnot např. účet, partner, č. fa atd. (uživatel doplní dle požadavku)

· Po potvrzení filtru OK se nabídne formulář s vybranými doklady ze salda.

· Ve formuláři požadované doklady označíme v údaji Výběr (pořídí se zatržítko).

· Po vybrání fa spouštíme ikonku na spodní liště – Vytvoření operací.

· Automaticky se vytvoří operace s účtováním vybraných dokladů

· Hlavní účet se přiřadí od předkontace zadané v šabloně 9OP (MD/Dal) a do SVZ účtu se převezme účet ze saldokonta (9OP je šablona operace, která je přiřazena k šabloně hlavičky 91)

· Před použitím šablony je nutné zkontrolovat v číselníku C0121 přiřazený účet u předkontace 546000, která je v šabloně 9OP zadaná, popřípadě účet v C0121 opravit na požadovanou hodnotu a dále je nutné v šabloně zkontrolovat (přenastavit) požadovaný výkon a středisko, který se přebírá k výsledkovému účtu

· Šablona 91 pracuje na principu „halířových rozdílů“, je nastaven velký limit pro výběr, aby se nabízely všechny neuhrazené faktury (inspektor šablony hlavičky 91 – parametr Generování operací – H – haléřové rozdíly, parametr limit – 9999999). K šabloně 91 je přiřazena šablona operace 9OP (MD/Dal), ze které se do účtování přebírá předkontace - 546000 (od ní účet – vzorově 546000) a výkon, středisko.

9. Naturální a podrozvahové zápisy

9.1. Naturální

Využívají se k zápisům a sledování naturálních hodnot, které jsou podkladem pro výpočty ekonomických ukazatelů (např. krmné dny zvířat, oseté ha, odpracované hodiny, prodané množství,…)

Mohou být pořízeny:

- samostatně v modulu Obecné účtování

- nebo jsou součástí účtování prvotních dokladů jako 2. účtování - k základnímu účtování je přiřazen do druhého a dalšího účtování typ operace „N”

Samostatný zápis je možný 2 způsoby:

- S rozpisem do řádků s běžným podvojným účtováním formou základu (rychlé pořízení do řádků)

- Z paragonů – přes druh zápisu „N” – jednostranné zápisy (každý zápis na novou operaci)

9.1.1. S rozpisem do řádků

Pro správnou funkčnost úlohy je třeba mít následující nastavení:

1. Parametr „Operativa” (sl. 4) musí být nastaven na A (doporučuje se nastavení v C0300 a v C0302 na hodnotu 1 – dle nižší úrovně a v šabloně operace – tab. C3010 - v inspektorovi nastavit Operativa = A (zatržítko)

2. Parametr „Odvozená předkontace” nastavit na 0 – nemá význam (v C0300 sl.16.C. Odvozená předkontace…/1.1.Odvozená nastavit hodnotu 1 – dle nižší úrovně a v C0302 nastavit hodnotu parametru na 0)

Výše uvedenému nastavení odpovídá na DEMO druh dokladu 11D0/1110 (C0302).

9.2. Podrozvahové účty

Využití ke sledování hodnot a zachycení skutečností, o kterých se neúčtuje na rozvahových účtech, ale jejichž znalost je důležitá pro posouzení majetkoprávní situace účetní jednotky a jiných ekonomických zdrojů, které lze využít. Jedná se především o najatý majetek, zástavní práva, odepsané pohledávky apod.

Přesný způsob účtování na podrozvahové účty není v žádném účetním předpise stanoven, je tedy na účetní jednotce stanovit si způsob účtování o podrozvahové evidenci.

Je povoleno účtování jak jednostranné, tak podvojné (s použitím vyrovnávacího účtu 799xxx).

Pro podrozvahové zápisy jsou určeny účty účetní skupiny 75 – 79, jejichž členění je v kompetenci příslušné účetní jednotky. Je možné provádět účetní zápisy včetně pořízení do saldokonta (dle nastavení povinnosti pořízení u účtu v účtovém rozvrhu – tab. C0100).

Příklad podvojného podrozvahového účtování:

Zařazení do podrozvahové evidence MD 7xx/Dal 799

Vyřazení z podrozvahové evidence MD 799/Dal 7xx

Pořízení je možné běžnou šablonou operace pro pořízení podvojného účetního zápisu nedaňového MD/Dal nebo Dal/MD (vzorově na DEMO šablona operace 1 nebo 6).

Jednostranné podrozvahové účtování:

IS IMES umožňuje vedení podrozvahové evidence jednostrannými zápisy v modulu OU – šablona hlavičky NR, šablona operace R nebo RS (zápis s povinnými údaji pro evidenci saldokonta).