Období a uzávěrka

Účetní rok
Formulář změna období
Měsíční uzávěrka
Roční uzávěrka

1. Účetní rok a účetní měsíc:

1.1. Základní pojmy

1.2. Účetní rok

· skutečný časový interval, který je v systému označován jako rok (rok zpracování, nastavený rok databáze, sloupce ROK v jednotlivých tabulkách a číselnících, roky řad apod.)

· může a nemusí odpovídat skutečnému kalendářnímu roku (jeho začátek a konec je nastavován v tabulce C0999I)

· teoreticky je možné, aby byl takový rok delší nebo i kratší než 12 měsíců

1.2.1.1. Období zpracování

· jedná se o jednotlivá období, která se používají pro doklady zejména účetního typu

· je označováno rokem a měsícem

1.2.1.2. Hlavní období systému

· hlavní účetní období systému – jedná se o kontrolní období. V rámci tohoto období musejí být intervaly jednotlivých otevřených období modulu. Povoleno max. 18 otevřených měsíců období systému.

· má význam zejména z důvodu blokace návratu uživatelů jednotlivých agend do již uzavřených období

1.2.1.3. Aplikační období modulu

· na úrovni uzlu, na každém uzlu může být nastaveno jinak

· slouží pro nabízení

· za normálních okolností nemůže být nižší než aktuální hlavní účetní období a musí být v rámci otevřených hlavních účetní období

· pro některé moduly má přednost období nastavené na úrovni dokladové řady

1.2.1.4. Období řady

· je uložené přímo u řady v C0301

· slouží pro nabízení do hlavičky prvotních dokladů při jejich pořízení

2. Formulář Změna období

· spouští se v každém modulu v menu Nástroje/Změna období

· v tomto formuláři se provádí veškerá práce s obdobími (změna období u řady, otevření a přechod období u modulu a otevření a přechod období u systému)

2.1. Změna období u řady

· mění se v úloze Změna období řady a musí být stejné nebo vyšší než aktuální období (v rozmezí otevřených období modulu)

· období u řady měníme v příslušném modulu (u pokladny jen období řady pokladny, u BV jen období řady BV atd.)

· období u řady změníme zatržením údaje změna. Obsluha může nové období přepsat přímo nebo jen ponecháním hodnoty parametru změny na A (nabídne se období o jedno vyšší než předchozí). Změny potvrdíme tlačítkem Uložit změny v číselných řadách.

2.2.

2.3. Změna období modulu

2.4.

Aktuální období agendy (modulu)

Uzavření období

o klasická uzávěrka agendy. V uzavřeném období již nejdou doklady měnit (s výjimkou textů) a pořizovat. Data jsou ale k prohlížení přístupná. Funguje jen dopředu (lze zadat jen vyšší období než aktuální období)

Návrat do uzavřených období

o otevření již uzavřeného období (lze zadat jen nižší období než aktuální období) . Otevře již uzavřené období pro změny a pořízení.

· Otevřená nová období

Otevření období

o Jen otevření nového období pro danou agendu, bez uzavření minulého (lze zadat jen vyšší období než je nejvyšší otevřené). Používá se pro souběh období, kdy pořizujeme již do vyšších období, ale aktuální ještě není uzavřeno.

Zrušit otevření

o zrušení otevřeného nového období, pokud např. omylem otevřeme více období než jsme původně chtěli (lze zadat jen vyšší období než aktuální a nejvyšší otevřené)

· Změna období systému

o menu se zobrazuje jen modulu, který je v číselníku modulů označen jako hlavní modul systému

o pokud není dopředu období otevřeno, otevře se automaticky s prvním modulem, který dané období otevře

o při více otevřených obdobích než 18 program automaticky nejnižší období uzavírá a to současně při otevření nového hlavního období

Uzavření systému

o provede kontrolu neuzavřených modulů v uzavíraných období systému. Po uzavření není možno se vracet k obdobím jednotlivých modulů

Návrat do uzavřených období

o otevření již uzavřeného období (lze zadat jen nižší období než aktuální období)

Formulář období

· informační panel o stavu nastavení období

· Zobrazuje se v prohlížečích jednotlivých modulů (nahoře na liště), na formulářích prvotních dokladů a na formuláři Změna období

· v zobrazeném formuláři se zobrazuje nejdříve období systému aktuální (vždy podle tabulky C0998I, zde první aktuální období), období systému nové (pouze u modulu, který je hlavním modulem systému – viz moduly, jinde ne), období modulu (dle C0999U), nové období modulu

Práva na změnu období

· je možno zakázat povolení spouštění změn ve správě uživatelů pomocí odtržení práv na události

· tlačítka na uzavření systému se zobrazí jen v modulu, který je v číselníku modulů (C0990I) nastaven jako hlavní modul systému (defaultně modul OU). Přiřazením práv na modul jen určitému uživateli se docílí cíleného přístupu ke změně systému jen konkrétnímu uživateli.

3. Měsíční uzávěrka: 

3.1. Funkce a fáze měsíční uzávěrky

· otevření nových období modulu

· posun období pro nabízení u řady

· nastavení aktuálního období + uzavření minulých období

3.1.1. Otevření nových období modulu

· Otevřené období je takové, do něhož lze zasahovat (pořizovat, měnit, účtovat)

· Začíná aktuálním obdobím modulu a končí posledním otevřeným

· Je možnost otevřít celý rok, potom se uživatel v průběhu roku otevíráním nezabývá. Z hlediska chybovosti je nejbezpečnější otevírat nové období s uzávěrkou starého (otevření se provede automaticky).

3.1.2. Posun období pro nabízení u řady

· Období u řady slouží jen pro nabízení do hlavičky dokladu při jeho pořízení

· Při pořízení je možno toto nabídnuté období změnit na jiné otevřené období

· mění se

1. automaticky s přechodem na nové období modulu (využití v modulech kde se pořizuje jen do jednoho období)

2. ručně (při souběhu období)

· provádí se opět přes menu Období/Změna období viz. výše

3.1.3. Nastavení aktuálního období + uzavření minulých období

· jedná se o tzv. měsíční uzávěrku (do nižších období než je aktuální nelze pořizovat)

· u zásob a majetku se provádějí hromadné operace (vytvoření PS měsíce ve stavech + přesuny do archivu), z toho důvodu je u těchto modulů nutné uzávěrku pravidelně provádět

· má dvě fáze:

1. kontrolní – spočívá v ručním spuštění sestavy nezúčtované doklady + dalších kontrolních sestav (kontrola na účetní deník, saldo na účetní deník apod.) V zásobách a majetku se jedná o samostatnou skupinu sestav – Uzávěrkové sestavy zásob.

2. vlastní uzavření období modulu a přechod na nové aktuální

· fázi 2 provádíme opět přes menu Období/Změna období; zde vlevo dole zvolíme volbu Uzávěrka období. Zde editujeme pole Nové aktuální období modulu.

· můžeme uzavírat více období najednou

3.1.4. Speciální operace v modulu majetek a zvířata

· vytvoření dokladu s odpisy (v majetku a ve zvířatech) a dokladu s KD a vzrůstovým přírůstkem ve zvířatech