Modul DOCHÁZKA a kontrolní mechanismy. 1

1.1. Možné filtry kontrolních prohlížečů docházky. 3

2.1. Přehled „Kontrola modulu docházky“ 4

2.1.1. První úroveň přehledu. 5

2.1.1.1. Názvy kontrol a popisy kódů docházky v první úrovni prohlížeče. 5

2.1.2. Druhá úroveň přehledu. 6

2.1.3. Kontroly a chybové stavy v druhé úrovni prohlížeče. 10

2.2. Kontrola modulu docházky-sumář 13

Modul DOCHÁZKA a kontrolní mechanismy

1. Úvod do modulu Docházka

Obr. Ikona pro vstup do modulu docházky

· Uživateli se zobrazí ikona modulu „Doch Docházka“ (dále jen Docházka)

· Při vstupu do modulu Docházka se uživateli objeví filtry kontrolních přehledů (prohlížečů), dle domluveného nastavení

· Jako výchozí přehled lze nastavit některý z níže uvedených, je možné navolit i několik přehledů, které se uživateli otevřou najednou

Obr. Přehledy Modulu Docházka

· Nejvíce využívané přehledy:

NÁZEV PŘEHLEDU	POPIS PŘEHLEDU
Kontrola modulu docházky	Přehled má 2 úrovně. V první úrovni se uživatel pohybuje po osobách. Ve druhé úrovni (levé části) se uživatel může přepínat mezi prohlížečem docházky nebo prohlížečem příplatků za sobotu a neděli či za svátek. Ve druhé úrovni (pravé části) se uživatel může přepínat mezi prohlížečem „Celkem“ a „Průchody terminálem“. Uživatel v přehledu "Docházka" vidí docházku osoby po dnech, je upozorněn na chybový stav v některém dni nebo mu je potvrzeno, že je zadáno OK. V případě potřeby je možné kód docházky zeditovat a provést úpravu přes pravé tlačítko myši a volbu „Editace osoby a období“. V programu jsou nastaveny barvy k jednotlivým kódům docházky a díky tomu je pro uživatele přehledné. Přehled „Příplatek SoNe“ zobrazí osobě, z 1.úrovně prohlížeče, všechny příplatky, které by měla mít ve mzdě započítány. Přehled „Příplatek za svátek“ zobrazí osobě, z 1.úrovně prohlížeče, všechny příplatky za práci ve svátek, které by měla mít ve mzdě započítány. Přehled „Celkem“ zobrazí součty dnů a hodin jednotlivých kódů docházky. Přehled „Průchody terminálem“ zobrazí všechny průchody osoby v den, kdy byla osoba v práci.
Kontrola modulu docházky-sumář
T50IREX
Kontrola sumární tabulky docházky
Kontrola modulu Docházky na HM
Nepřetržitý odpočinek
Vyrovnávací období
Pozdní příchody, předčasné odchody	Přehled má 2 úrovně. V první úrovni se uživatel pohybuje po osobách. Ve druhé úrovni (levé části) je přehled „Terminál“, kde si uživatel kontroluje příchody a odchody osoby zaznamenané čipováním na terminálu. Ve druhé úrovni (pravé části), v přehledu „Docházka“ je vidět, jaká byla plánovaná směna, dle plánovacího kalendáře.

1.1. Možné filtry kontrolních prohlížečů docházky

Filtr přehledu „Kontrola modulu docházky“, „Kontrola modulu docházky – sumář“, „Kontrola sumární tabulky docházky“

Filtr přehledu „T50IREX“

Filtr přehledu „Kontrola modulu Docházky na HM“, „Nepřetržitý odpočinek“

Filtr přehledu „Vyrovnávací období“

2. Kontroly v docházce

2.1. Přehled „Kontrola modulu docházky“

· Dvouúrovňový prohlížeč

2.1.1. První úroveň přehledu

· V první úrovni uživatel pohybuje po osobách a na řádce se mu zobrazují následující údaje:

- údaje Oddobí, Osoba, Pořadí PP, Jméno, Kmen, Název kmene, Kalendář, Název kalendáře, Nástup a Výstup osoby

- níže uvedené kontroly v tabulce a jaké kódy z docházky osoba čerpala. U jednotlivého kódu je zobrazen parametr a=ano (kód byl použitý) x n=ne (kód nebyl použitý)

Obr. Sloupce prohlížeče první úrovně

2.1.1.1. Názvy kontrol a popisy kódů docházky v první úrovni prohlížeče

Doch	Kolik skutečně osoba odpracovala dní v měsíci
Kal	Kolik měla osoba odpracovat dní v měsíci dle plánovacího kalendáře
!D>Kal	Kontrola: Počet odpracovaných dní je větší než v plánovacím kalendáři
!D<Kal	Kontrola: Počet odpracovaných dní je menší než v plánovacím kalendáři
Do<>	Kontrola: Hlásí chybu, pokud je přečerpaný zůstatek dovolené
Dčerp	Počet čerpaných dnů dovolené
Ddoch	Zůstatek dovolené po čerpání v daném měsíci, dle docházky
Dzůst	Dovolená zůstatek před zpracováním hrubé mzdy
Dnar	Dovolená nárok
Sm.	Směna (rozlišení směny číselným kódem 0,1,2,3,4)
P	Práce
P1	Lékař část dne
PD	Práce přesunutý plánovaný přesčas
L	Lékař celý den
L1	Překážky na straně zaměstnance (svatba, pohřeb,… atd)
D	Dovolená
N	Nemoc
OCR	OCR
OTC	Otcovská
M	Mateřská
I	Rodičovský příspěvek
T	Placený svátek
H	Náhradní volno
Z	Náhradní volno - z minulého měsíce
E	Neplacené volno
A	Absence
J	Prostoj
U	Omezení provozu
Hodpř	Hodiny plánovaných přesčasů – využití u směnařů
Plán do	Datum vyrovnávacího období

· Ve druhé úrovni (levé části) se uživatel může přepínat mezi prohlížečem „Docházka“, prohlížečem „Příplatek SoNe“ (příplatky za sobotu a neděli) a prohlížečem „Příplatek svátek“ (příplatky za svátek). Ve druhé úrovni (pravé části) se uživatel může přepínat mezi prohlížečem „Celkem“ a „Průchody terminálem“.

· pokud se na podniku využívají čipy a evidují se jednotlivé průchody osoby, tak se v této úrovni zobrazují i všechny průchody zaměstnance na podniku a časy průchodů v prohlížeči „Průchody terminálem“

· Obr. Příklad zobrazení průchodů osoby v jednotlivých časech

· Přehled „Celkem“ zobrazí součty dnů a hodin jednotlivých kódů docházky.

Přehled „Příplatek SoNe“ zobrazí osobě, z 1.úrovně prohlížeče, všechny příplatky za práci v sobotu a neděli, které by měla mít ve mzdě započítány.

· Přehled „Příplatek za svátek“ zobrazí osobě, z 1.úrovně prohlížeče, všechny příplatky za práci ve svátek, které by měla mít ve mzdě započítány. V programu lze nastavit, zda se hodiny budou započítávat směně, která ve svátek začíná, končí nebo se započtou odpracované hodiny od půlnoci (do půlnoci) podle směny. Na níže uvedeném obrázku je varianta nastavení ve svátek 30.3.2018:

- Hodiny začátek směny: 11,5hod. – osobě začala směna v den svátku v 18hod., počítá se až do konce směny

- Hodiny půlení půlnocí: 6hod. – osobě začala směna v den svátku v 18hod., hodiny se počítají do půlnoci

· V přehledu „Docházka“ se uživateli zobrazuje skutečná docházka osoby po dnech na které stojí v první úrovni prohlížeče. Je upozorněn na chybový stav v některém dni nebo mu je potvrzeno, že je zadáno OK.

· Barevně jsou v docházce zobrazeny různé kódy docházky: např. volné dny (žlutě), přesčasy (modrá), chybějící dny v docházce, nevyplněné hodiny příchodu či odchodu a další chybové stavy (červeně), nemoc (růžově), neplacené volno (fialově), náhradní volno (zeleně)…, viz. obr. níže

· V Detailu docházky jsou údaje: Datum, Název dne, Kalendářní kód (P - práce,V – volný den, T – placený svátek), KH (denní počet hodin dle plánovacího kalendáře osoby), Od, Do (u směnařů vyplněné hodiny směny od – do), Stav (OK-bez chyby,!-chyba,X-chybí záznam v tento den), Dny (započtené dny do docházky), Kód skutečnost (načítá se název kódu docházky), Hodiny od-do docházka (první znak tvoří kód z docházky a následují započtené hodiny docházky od-do), Hod. (odpracované hodiny), Sal (saldo hodin osoby = denní přesčas nebo chybějící hodiny mínusem), Poznámka (možnost poznamenat si informaci k zadanému kódu), Legitimace (při kódu N, OČR číslo legitimace, při kódu I, M, OTC označení údaji legitimace)

Obr. Zobrazení Docházky ve druhé úrovni prohlížeče za celý měsíc –stav „OK“ bez chyb

· Pod tabulkou s detailem docházky jsou provedeny součty u jednotlivých sloupců - součet kalendářních dní (Datum 31), součet kalendářních hodin (KH 132), počet dní započtených v docházce (Dny 31), počet odpracovaných hodin (Hod 148), saldo hodin, tzn. přesčasy osoby a neodpracované hodiny (Sal -2)

· Přes pravé tlačítko myši lze měnit kódy docházky přes volbu „Editace osoby a období“. Uživateli se zobrazí filtr. Po zadání čísla osoby, období a potvrzení klávesou OK se dostane přímo do docházky osoby po jednotlivých dnech.

Obr. Menu na pravé tlačítko myši a filtr při vstupu do docházky osoby

Obr. Zobrazení kódů docházky osoby po dnech za měs. 03.2018

Obr. Bezchybné zobrazení docházky osoby – červeně se nezobrazuje žádná chyba

Příklady: Z obrázku je vidět, že osoba

Ø Měla dne 1.3.2018 odpracovat 8hod. (sloupec KH), odpracovala však 9,5hod. (sloupec Hod), 1,5 hod. je přesčas zaměstnance a je zobrazený v saldu přesčasů a neodpracovaných hodin osoby (sloupec Sal)

Ø Měla dne 3.3.2018 volný den

Ø Měla dne 13.3.2018 odpracovat 8hod. (sloupec KH), odpracovala jen 7,5hod. (sloupec Hod), záporná hodnota -0,5hod. je neodpracovaná půlhodina zobrazená v saldu docházky osoby.

Ø Měla mít dne 18.3.2018 volný den ale byla v práci 2 hodiny (sloupec Hod), ve sloupci Poznámka je uživatel upozorněn na nestandardní stav poznámkou

2.1.2.1. Kontroly a chybové stavy v druhé úrovni prohlížeče

· V údaji „Stav“ se zobrazuje, zda je v daný den docházka vyplněná správně (OK) nebo zde je chyba, na kterou program upozorňuje znakem vykřičník „ ! “ nebo křížkem „X“

· V pravé části prohlížeče jsou sloupce <0, >1, Od, Do, 24, H0. Pokud se ve sloupci nachází označení křížkem, došlo k chybovému stavu a v daný den je docházka osoby vyplněna špatně.

Tab. Chybové stavy v docházce

Stav	Kontrola	Poznámka z docházky	Popis
!	Od	Nevyplněné hodiny od	Není vyplněn příchod osoby
!	Do	Nevyplněné hodiny do	Není vyplněn odchod osoby
!	24	Více než 24 h	Kontrola, pokud je ve stejný den celkem zadáno v odpracovaných hodinách více než 24 hod. (př. Ve stejný den pořízeno několik kódů v docházce – práce + Lékař celý den, Práce + Dovolená, nebo je zadáno u jednoho kódu docházky více než 24 hod., …
!	<0	Méně než 0 h	V údaji „hod“ je záporná hodnota, způsobena špatným čipováním. Ručním pořízením tato chyba nevzniká.
!	>1	Více než 1 den	Kontrola na vyplněný počet dnů, v daný den je vyplněno v údaji „dny“ více než 1 (správně je 1 den)
!	<0	Méně/rovno než 0 dnů	Kontrola na vyplněný počet dnů, v daný den je vyplněno v údaji „dny“ 0 nebo minus (správně je 1 den)
!		Méně než 1 den na den	Kontrola na vyplněný počet dnů, v daný den je vyplněna v údaji „dny“ hodnota menší než 1 (správně je 1 den, př. 0,5 dne – další 0,5 dne tedy vdocházce chybí)
!		Kód docházky D ve volný den	Kontrola zadání kódu docházky D-dovolená ve volný den
!		Nulové hodiny v prac.den nemoci	Kontrola zadání hodin do pracovního dne, ve kterém je nemoc.
!		Hodiny ve volný den nemoci	Kontrola zadání hodin do volného dne, ve kterém je nemoc
!		Hodiny ve svátek nemoci	Kontrola zadání hodin při nemoci do dne svátku
!		Špatný počet hodin v dovolené	Kontrola na špatně vyplněné hodiny v den dovolené (není vyplněno dle kalendáře)
X		Chybějící den	V docházce není uveden tento den pod žádným kódem docházky

· Kontrola zadání hodin do volného dne. Program při uložení hodiny vynuluje. Nezobrazuje se červeně jako výše uvedené, protože se ihned opraví při uložení řádky.

Tab. Speciální kontroly v docházce

· Dovolená v pl.přesčasu část dne

· Směnnost, plánovaný přesčas část dne přesunutý'

· Plánovaný přesčas část dne přesunutý

· Dovolená místo pl. přesčasu

· Náhradní volno místo pl. přesčasu

· Přesčas ve volný den

· Přesčas ve svátek

· Odchod půlnoc, 'Nevyplněné hodiny od, 'Nevyplněné hodiny

· Změna letního času

· Práce v SoNe

· Práce ve svátek

Obr. Zobrazení docházky osoby po dnech za měs. 04.2018 - chybové stavy „!, X“

Příklady: Z obrázku je vidět, že osoba

Ø byla dne 2.4.2018 (svátek) nemocná (kód N) a má vyplněné hodiny (sloupec Hod), ve výši 6. Chyba „Hodiny ve svátek nemoci“.

Ø má v docházce 2x zadáno dne 3.4.2018, že byla v práci (kód P) od 08-16hod. a dále že byla celý den u lékaře (kód L) – celkem má osoba zadáno 28hod. v práci (sloupec Hod). Chyba „Více než 24h“.

Ø dne 4.4.2018 nemá vyplněný odchod z práce (osoba si neodčipovala), proto má špatně hodiny 15hod (sloupec Hod). Chyba „Nevyplněné hodiny do“.

Ø dne 5.4.2018 nemá vyplněný příchod do práce (osoba si při příchodu zapomněla načipovat). Chyba „Nevyplněné hodiny od“.

Ø dne 6.4.2018 čerpá osoba dovolenou (kód D), její kalendář má 6hod./1 den. V docházce jsou však špatně zadány hodiny ve výši 5 (sloupec hod). Chyba „Špatný počet hodin v dovolené“.

Ø dne 9.4.2018 má osoba zadanou práci (kód P), má ale špatně vyplněný údaj „dny“ – uvedena hodnota 2. Chyba „Více než 1 den“.

Ø dne 10.4.2018 má osoba zadanou práci (kód P), má ale špatně vyplněný údaj „dny“ – uvedena hodnota 0. Chyba „Méně/rovno než 0 dnů“.

Ø dne 14.4.2018 má mít osoba volný den (kód V), má však v tento den zadánu dovolenou (kód D) od 14-16hod. Chyba „Kód docházky D ve volný den“.

Ø dne 16.4.2018 má osoba zadnou nemoc (kód N) v pracovní den a nemá zadané hodiny dle kalendáře. Chyba „Nulové hodiny v prac.den nemoci“.

Ø dne 24.4.2018 má osoba v docházce zadánu hodnotu 0,5 v údaji „dny“ (správná hodnota je 1). Chyba „Méně než 1 den na den“.

Ø si dne 25.4.2018 špatně načipovala, došlo k mínusové hodnotě v údaji „Hod“. Chyba „Méně než 0 h“.

Ø dne 28.4.2018 byla nemocná ve volný den a má v docházce pořízené hodiny v hodnotě 6 (údaj Hod). Chyba „Hodiny ve volný den nemoci“.

Ø dne 27.4.2018 a dne 30.4.2018 nemá v docházce vyplněný žádný kód v docházce. Chyba „Chybějící den“.

Odstranění chyb z docházky:

· Přes pravé tlačítko myši lze odstranit chybové stavy v docházce přes volbu „Editace osoby a období“. Uživateli se zobrazí filtr. Po zadání čísla osoby, období a potvrzení klávesou OK se dostane přímo do docházky osoby po jednotlivých dnech, kde provádí opravy na řádce, kde došlo ke vzniku chyby.

Obr. Zobrazení chybových stavů v docházce osoby po dnech za měs. 04.2018

2.2. Kontrola modulu docházky-sumář

· Jednoúrovňový prohlížeč docházky

· Řádkový, po osobách, kde v jednotlivých sloupcích jsou uvedeny následující údaje

· Údaje: Datum, Název dne, Kalendářní kód (P - práce,V – volný den, T – placený svátek), KH (denní počet hodin dle plánovacího kalendáře osoby), Od, Do (u směnařů vyplněné hodiny směny od – do), Stav (OK-bez chyby,!-chyba,X-chybí záznam v tento den), Dny (započtené dny do docházky), Kód skutečnost (načítá se název kódu docházky), Hodiny od-do docházka (první znak tvoří kód z docházky a následují započtené hodiny docházky od-do), Hod. (odpracované hodiny), Sal (saldo hodin osoby = denní přesčas nebo chybějící hodiny mínusem), Poznámka (možnost poznamenat si informaci k zadanému kódu), Legitimace (při kódu N, OČR číslo legitimace, při kódu I, M, OTC označení údaji legitimace)

2.3. Pozdní příchody, předčasné odchody

· Dvouúrovňový prohlížeč

· Uživatel má přehled o osobách, které nedodržely pracovní dobu, dle plánovacího kalendáře. Přišly pozdě do práce nebo dříve odešly z práce. Prohlížeč dále odhalí špatné čipování osoby, které způsobí chybu v docházce a zobrazí se uživateli.

· Řádkový, po osobách, kde v jednotlivých sloupcích jsou uvedeny následující údaje

Údaje: Období, Osoba, PP, Jméno, Kmen, Kalendář, Název Kalendáře, Den, Datum, Čas terminál, Čas kalendář, Rozdíl (hodnota v minutách vypočtená rozdílem mezi časem dle plánovacího kalendáře osoby a skutečným příchodem do práce, dle čipování), Výpis, Výpis terminál, Snímač, LPř., LOd.

Obr. přehledu pozdních příchodů a předčasných odchodů

· Příklad špatného čipování a zobrazení chyby v docházce osoby:

Uživatel stojí na prvním řádku prohlížeče 1. úrovně, na osobě 55. Je zde vidět dne 21.5.2018 pozdní příchod. Osoba měla nastoupit směnu dle kalendáře ve 14hod., dle terminálu nastoupila 21.05hod.. V rozpisu příchodů a odchodů „Terminálu“, v prohlížeči 2.úrovně, je však vidět příchod osoby v 13.29hod. Chybová hláška u osoby vznikla špatným čipováním. Místo odchodu v 21.05hod. si osoba očipovala další příchod. V 2.úrovni prohlížeče „Docházka“ je vidět, od kdy do kdy měla osoba pracovní směnu.

Obr. Detail Výpisu kontrol osob s pozdním příchodem a předčasným odchodem

· Příklad pozdního příchodu do práce:

Uživatel kontroluje osobu (stojí kurzorem na osobě), která měla pracovat, dle svého kalendáře, od 6hod.. Osoba přišla v 9:40:57 o 220min. déle (hodnota na údaji „Rozdíl“). Pozdní příchod byl způsoben návštěvou lékaře. V poznámce je u osoby v 2. úrovni v „Docházce“ uveden důvod nepřítomnosti v práci. Níže v prohlížeči 2. Úrovně „Terminál“ je vidět podle čipování osoby, kde se osoba v tento den pohybovala.

Obr. Přehled průchodů osoby na „Terminálu“

· Kontroly na údaji „Výpis“

Kontrolní hláška	Význam
!Pozdní příchod	Osoba nastoupila na směnu později než měla dle plánovacího kalendáře.
?Předčasný odchod	Osoba odešla z práce dříve než měla dle plánovacího kalendáře.

2.4. Příchody/odchody kontrola

· Dvouúrovňový prohlížeč

· Řádkový, po osobách, kde v jednotlivých sloupcích jsou uvedeny následující údaje

Údaje: Období, Osoba, PP, Jméno, Kmen, Název kmene, Kalendář, Název Kalendáře, Den, Datum, Čas kalendář, Čas terminál, Rozdíl, Výpis, Výpis terminál, Snímač, LPř., LOd.

· Uživatel je ve sloupci „Výpis“ informován o důvodu chyby v docházce u červeně označených záznamů, které jsou vedeny jako chybové.

· Kontroly na údaji „Výpis“

Kontrolní hláška	Význam
Nečipován odchod	Osoba si v uvedený den nečipovala odchod.
Nečipován příchod	Osoba si v uvedený den nečipovala příchod.

Obr. Zobrazení dvouúrovňového prohlížeče přehledu Příchody/odchody kontrola