Odesílání e-mailem

1. Odesílání prvotních dokladů včetně archivace mailů a odeslaných dokladů

1.1. Funkce

· Jednotlivé či hromadné odeslání sestav mailem a evidence odeslané pošty. Tímto způsobem se odesílají sestavy dokladů, které mají přiřazen Kód tisku

1.2. Odesílání

· V modulech přidáno nové menu na pravé tlačítko – Odeslání emailem. Uživatel vybere doklady jeden či více dokladů  v prohlížeči a zvolí toto menu viz. obr.

· Program vytvoří pdf soubory s jednotlivými doklady. Zobrazí se seznam připravených mailů, kde lze editovat příjemce, předmět, zprávu a možnost prohlédnout si odesílanou přílohu.

·

· Příjemce odstraním kliknutí na řádku a poté na políčko Odstranit příjemce.

· Nabídnou se sestavy, které jsou přiřazeny ke kódu tisku daného dokladu. Počet sestav k odeslání lze omezit tím, že u Kódu tisku (c0915) v sloupci Druh výstupu nastavíme parametr B (nevstupuje do emailu).

· Po odeslání se doklad uloží do záložky dokumenty k prvotnímu dokladu včetně základních informací o emailu. viz. obr.

· Zde je možno odeslaný doklad kdykoli zobrazit či vytisknout.

2.  Nastavení

· V základním nastavení podniku (V hlavním okně Imesu menu údržba/nastavení/nastavení Imes, záložka mail-smtp). Nastavuje se jen jednou a poté funguje na všech stanicích.

2.1.1. Způsob odesílání

· Bez klienta – odesílá přímo na SMTP server (nevyužívá Outlook)

Problém  u programu Outlook s odesíláním příloh ve formátu WInmail.dat.   viz. http://myego.cz/item/jak-neposilat-z-outlooku-prijemcum-winmail-dat  případně  http://support.microsoft.com/kb/290809/cs

2.1.2. Smtp

· Server – zadat smtp server, například smtp.seznam.cz. Při použití TLS nebo SSL se musí zapsat port. Například při SSL na seznam se použije zápis smtp.seznam.cz:465

· Jméno – uživatelské jméno k emailové schránce

· Heslo

· Skrytá kopie kam se mají emaily posílat

· Email odesílatele. U podnikových emailů většinou může být jedno – záleží na nastavení schránky. Emaily typu seznam.cz atp. musí být odesílatel stejný jako uživ. jméno – mají kontrolu, když se napíše jiný email odesílatele tak většinou odesílání nefunguje.

2.2. Automatické předvyplnění údajů do emailu (email, předmět, zprávu)

Emaily - C0230 – Doklad typ a partner (v záložce Kontakty u partnera)

· Zde se nastavuje email, který se bude nabízet k jednotlivým dokladům. Přes údaj Typ dokladu je možno nastavit u jednoho partnera odesílání faktury na jeden email a např. dodacího listu na druhý. Tento číselník se automaticky plní zadáním emailu při odesílání (takže se příště nabídne).

· Předmět, Zpráva - nastavují se v číselníku C0932 u volných textů ve sloupcích Email předmět a Email zpráva. Kód volného textu je pak přes šablonu napojen na tisk dokladu. Nezávisle

na textu od uživatele se ze zdroje sestavy doplní do předmětu nakonec číslo dokladu.

2.3. Nastavení maker ve zprávě, podpisu u zprávy, nebo uživatele

Do zprávy či k uživateli do podpisu se napíše makro %JMENO_USER% a IMES při tvorbě zprávy vymění makro za údaj tomu příslušný…

Nastavuje se buď to u uživatele v číselníku kódu textů C0932 a dá se též nastavit při odeslání zprávy.

Ve formuláři záložka možnosti od uživatele: Podpis a ostatní od uživatele

globálně : Prvotní text zprávy

2.3.1. Nastavení maker

Název	Makro	Makro ve zprávě	Makro v podpisu
Název podniku od licence	%LIC_NAZEV%	X	X
Ulice od licence	%LIC_ULICE%	X	X
PSČ od licence	%LIC_PSC%	X	X
Město od licence	%LIC_MISTO%	X	X
Telefon od uživatele	%TELEFON%	-	X
Telefon od uživatele	%TELEFON_USER%	X	-
Telefon od licence	%LIC_TELEFON2%	X	X
Email od uživatele	%EMAIL_USER%	X	X
WWW od licence	%LIC_URL%	X	X
Jméno uživatele od uživatele	%JMENO_USER%	X	X
IČ od licence	%ICO%	X	X
DIČ od licence	%DIC%	X	X
Číslo dokladu	%PORCISLO%	X	-
Číslo řady	%RADA%	X	-
Datum a čas (aktuální)	%DATUM%	X	-

3. Filtrování a prohlížení odeslaných dokladů

· Pro odfiltrování dokladů k odeslání v KF slouží prohlížeč 26D2-009 – Pošta, kde lze ve filtru zvolením Druhu komunikace vyfiltrovat doklady určené k odeslání viz. obr.

· Pro prohlížení odeslané komunikace za partnera slouží přehledy v záložce pošta v modulu partneři

4. Odeslání ostatních sestav e-mailem

4.1. Funkce

· Slouží k okamžitému odeslání jakékoli sestavy bez možnosti archivace. Odesílá se přes funkci na pravé tlačítko Odeslat e-mailem na zobrazené sestavě.

1. Po zvolení funkce Odeslat e-mailem se zobrazí výběr pro formát přílohy – volíme PDF

2. Po výběru formátu se zobrazí okno odesílání e-mailu, ve kterém se zadává e-mail příjemce, předmět a zpráva.

V kolonce Komu se zadává e-mail příjemce a je zde výběr e-mailových adres. Uživatel si v nastavení volí, jaký výběr se má zobrazit – zda e-maily z klienta (adresy zadané v Outlook) nebo přímo z číselníku partnerů IMES. K nastavení volby je nutné se  ikonkou Nastavení přepnout do okna pro označení volby.

V číselníku partnerů se e-mailová adresa zadává:

- Na hlavní záložce partnera – hlavička (její zápis se automaticky přenáší do záložky Kontakty - oddílu E-maily s parametry Druh dokladu F-faktura a Druh komunikace – O – odeslání e-mailem i poštou)

- V záložce Kontakty – zadání ke konkrétnímu jménu osoby, která je v kontaktech zapsána

- V záložce Kontakty – oddíl E-maily

Při odesílání sestavy, ve které je zadán partner např. faktura, se e-mailová adresa automaticky přebírá z číselníku partnerů v tomto pořadí – z hlavní záložky partnera (hlavičky), když není nalezena tak od osoby (z kontaktů oddílu E-maily se automaticky v tomto způsobu odesílání nepřebírá). Podmínkou pro automatické naplnění je nastavení nabízení e-mailových adres z partnerů.