Dokumenty – spisová služba

1. Obecný popis

· Slouží k uložení externích dokumentů k objektům IMESU. Objektem je např. partner, položka, doklad, osoba …..

· Výhodou je jedno centrální úložiště (tabulka - C0212) dokumentů. Od sql2008 možno na úrovni serveru nastavit mimo databázi.

· Přiřazení k objektům IMES se provádí pomocí vazeb (tabulka - C0212V).

· Možno tedy jeden dokument přiřadit k více objektům. (např. jedna ilustrační fotografie ke skupině položek, smlouva k partnerovi i k faktuře apod.)

· Úložiště (tabulka C0212) dokumentů je napojena na skenovací zařízení.

· Automatické vytvoření vazby – dokument / objekt (C0212V).

· Možnost hromadného přiřazovaní dokumentů objektům.

· U objektů (faktur/partnerů/položek/osob ....) se uložené dokumenty zobrazují v záložce dokumenty (zobrazení v editaci nebo prohlížení objedktu) a prohlížečích v prohlížeči nazvaném Dokumety. Možno vložit dokument, zobrazit, editovat, smazat.

· Detail objektu – doklad (faktura) – viz. obrázek

· Záložka přehledu Dokumenty – viz. obrázek

· Jednotlivé dokumenty (smlouvy, faktury, obrázky) je možno přiřazovat k objektům (položkám, partnerům, dokladům, osobám) těmito postupy:

· Přímá editace číselníku C0212 – Dokumenty (sk. číselníků C09 – Texty, tisky, dokumenty)

· Číselník je centrálním uložištěm dokumentů v databázi Imes

· V základním přehledu modulu – záložka přehledu Dokumenty (2. úroveň přehledu) – nad přehledem funkce na pravé tlačítko (funkce aktualizují číselník C0212 a C0212V)

· V základním přehledu modulu – funkce na pravé tlačítko Dokumenty – otevírá se okno se zobrazením detailu hlavičky dokladu a volba záložky Dokumenty a zde spuštění funkcí na pravé tlačítko (funkce aktualizují číselník C0212 a C0212V)

· Při editaci (např. dokladu, položky, partnera, oaov) v záložce Dokumenty – funkce na pravé tlačítko (funkce aktualizují číselník C0212 a C0212V)

2. Přiřazení dokumentů k objektům (dokladům, partnerům, položkám, osobám atd.)

2.1. Přímá editace číselníku C0212 – Dokumenty

· Číselník C0212 je centrálním uložištěm dokumentů v modulu Imes, do kterého se ukládá název souboru nebo cesta, kde je soubor uložen, a tento soubor se přiřadí k objektu (dokladu, partnerovi, položce atd.), u kterého se má dokument zobrazovat.

· V číselníku se vyplňují tyto sloupce:

· Modul – kód modulu, kde je uložen daný objekt (doklad, partner, položka…)

· KF – kniha faktur

· Za – zásoby

· 05 – Položky

· 02 – Partneři

· Atd. – na údaji výběr do číselníku modulů

· Objekt – kód daného objektu, což je číslo dokladu, číslo partnera, číslo položky atd.

· Dop – kód podobjektu, což je u dokladu řada, u partnera podpartner, u položky skupina skladu

· VS – variabilní symbol – má význam pro druh objektu doklad

· Typ – volí se typ dokumentu – výběr do číselníku C0211

· S – smlouva

· FA – faktura

· E – e-mail

· F - foto

· Atd.

· Název – zadává se uživatelský název dokumentu např. Faktura č.2600180005

· Dokument/Cesta – zadává se označení dokumentu (název souboru- např. DOKLAD.PDF) nebo cesta s názvem souboru, kde je soubor uložen (např. C:\IMPORT\1.jpg)

· Popis – volný text pro zadání popisu

2.2. Záložka Dokumenty v přehledech

· Nad záložkou Dokumenty v přehledech (standardně je to záložka 2.úrovně přehledu) se zobrazují funkce na pravé tlačítko, které umožňují zobrazovat (náhled) připojeného dokumentu, vkládat dokument, rušit připojení dokumentu atd.

· Stejné funkce jsou pak i na editaci dokladu v záložce Dokumenty.

2.2.1. Seznam funkcí na pravé tlačítko v přehledu záložky Dokumenty

· Zobrazit dokument – po spuštění se zobrazí náhled dokumentu

· Vložit nový dokument - provedení fyzického uložení dokumentu do databáze (do číselník C0212 se fyzicky uloží soubor + vytvoření vazby C0212V – propojení dokumentu na daný objekt, kterým je např. doklad, partner atd.), otevírá se okno pro vyhledání již vytvořeného souboru (volba disku a adresáře)

· Načíst ze scanneru – volba funkce pouze z otevřeného výběru na funkci Přidat přílohu – zobrazení formuláře pro skenování nového dokumentu (spouští se shodná funkce jako v záložce Dokumenty - Načíst ze scanneru) – výsledkem je uložený soubor (do T09MAILP), u kterého si uživatel volí jeho název a který je ukládán jako další příloha k e-mailové zprávě (následné zobrazení v záložce Odeslané e-maily)

· Vložit externí odkaz – do databáze (číselníku C0212) se uloží pouze odkaz (cesta, né fyzicky soubor) a dokument není součástí databáze, ale je uložen na disku a v adresáři dle zadané cesty + založení vazby k objektu C0212V

· Vložit hypertextový odkaz – do databáze (číselníku C0212) se uloží odkaz na www stránky (web), dokument není součástí databáze

· Vložit poznámku – k danému objektu se založí nový dokument (číselník C0212) s typem P – poznámka a text se uloží do údaje Popis, aut. se předvyplní Název dokladu – u dokladů vstupuje název řady, u položek – název položky, u partnerů – název partnera – možnost nabídnutý název opravit na vlastní název

· Zařadit dokument – k danému objektu (např. dokladu, partnerovi) se připojí soubor (vytvoří se záznam do C0212V), který již existuje uložený v databázi (v číselníku C0212) a jeho uložení může být fyzické – přímo v C0212 nebo je zde uložen odkaz (cesta), kde se fyzicky dokument nachází

· Změna údajů dokumentu – zde si můžeme změnit údaje o dokumentu. Název, VS = variabilní symbol, Typ, Cestu… (otevírá se k editaci číselník C0212)

· Vyřadit dokument – zrušení zobrazování (připojení) dokumentu k danému objektu (např. dokladu, partnerovi), ruší se záznam v C0212V (vazba), kterou je dokument z C0212 napojen na daný objekt, neruší se dokument - zápis v uložišti dokumentů (C0212)

· Vymazat dokument – vymazání záznamu z C0212 + vymazání připojení dokumentu k objektu (C0212V), v případě, že je dokument uložen databázově - fyzicky v C0212, je soubor vymazán, ale v případě uložení jen jeho odkazu (uložení cesty, www stránek), fyzicky se soubor neruší

· Vyřadit dokument – zrušení zobrazování dokumentu u daného objektu (např. dokladu, partnerovi), ruší se záznamu v C0212V, ve kterém je dokument z C0212 napojen na daný objekt, neruší se záznam v uložišti dokumentů v číselníku C0212

2.3. Jednotlivé v záložce dokumenty na dokladu nebo na záložce v přehledu u objektu.

2.3.1. Naskenováním /nahráním/ nového dokumentu

· Klikneme na požadovaný objekt (doklad, objednávku, položku…), sjedeme do 2. úrovně, volíme pravé tlačítko a vybereme, co chceme vložit.

· Najdeme dokument uložený na disku a potvrdíme.

· Dokument se zobrazuje ve formuláři, kde vidíme:

· Typ dokumentu, náhled na obsah dokumentu, název (dá se zde změnit), popis dokumentu.

· Vložit dokument – vkládání dalších dokumentů

· Smazat – smaže označený dokument

· Nastavení

o nastavení výchozího skeneru – nastaví se výchozí skener

o možnost zobrazení variabilního symbolu – u naskenovaných dokumentů se zobrazí zadaný variabilní symbol

o velikost okna a pozice – při zmenšení celého okna skenování a uložení pozice se u dalšího skenovaní okno otevře ve stejné pozici

· Uložit – vloží vybrané soubory k dokumentu

· Zavřít – slouží stejně jako křížek, po kliknutí vybereme, zda soubor uložit či nikoli

· Po zavření se nám přidá dokument do záložky. Kde ho můžeme přes pravé tlačítko zobrazit, vymazat…

2.3.2. Výběrem z již naskenovaných dokumentů, které jsou v číselníku C0212

· Postup stejný jako v předchozím případě. Jen místo nabídky vložit nový dokument vybereme nabídku Zařadit dokument

3. Přiřazení dokumentů hromadně v menu operace modulu Položky a ceník

· Hromadné nahrávání jednoho obrázků k více položkám:

· Nejprve si v číselníku C0212 přidáme fotku, tudíž založíme nový řádek, klikneme pravým tlačítkem a vybereme Soubor > Načti ze souboru. Zde klasicky vybereme fotku. Uložíme řádek

· Poté v modulu Položky, zvolíme Operace > Hromadné přiřazení dokumentu. A zde zvolíme dokument (klíč/kód, který byl programem přiřazen v C0212) a potvrdíme. Fotka se nám přiřadí ke všem aktuálně vyfiltrovaným položkám.

4. Modul Položky a ceník – záložka přehledu Dokumenty

· Sloupec záložky Dokumenty:

· Výchozí

· Tento sloupec (zatržítko) se využívá pro internetový obchod (uloženo v C0212V).

· U položky můžete mít označený pouze jeden dokument (fotografii) jako výchozí.

· Fotografie, která je označená jako výchozí, se zobrazuje jako hlavní obrázek produktu na e-shopu.

5. Nastavení záložky Dokumenty v přehledu

· Ve vlastnostech je třeba nastavit vlastnost úrovně Typ zdroje na Dokumenty (menu pro dokumenty)

· Nadřízená úroveň musí obsahovat sloupce OBJEKTIMES,OBJEKTIMESDOP,OBJEKTNAZEV a ve mzdách ještě OBDOBISPOJ,OSOBAK.

· Vzorové nastavení je na Demu v modulu Kniha faktur, přehled 26D2-009 Pošta – odeslání faktur

6. Hromadný export dokumentů

· Při spuštění Imesu zakliknout kolonku „Údržba“, kde následně vybereme „exporty dat“ a poté „exportní dávky“

· Zobrazí se číselník a v něm vyhledáte exportní dávku č. R_C0212

· Po zobrazení dávky dáte pravé tlačítko na řádku a vyberete „Spuštění exportní dávky“

· Po spuštění se zobrazí toto okno - kliknete na Ok (Máte zde napsáno aktuální číslo dávky, takto se bude jmenovat výsledná složka s dávkou pro lepší vyhledávání)

· Následně se vyobrazí filtr, který už lze vyplnit dle vašich požadavků

o Cestu vždy musíte vyplnit přesně tak, jak je napsán v konečné cestě např. c:\Softok\sql_2014

o Exportní dávky se vždy zasílají na server, proto je potřeba zjistit, zda uživatel má na server přístup.

· Do vyexportované nově založené složky (s číslem aktuální dávky z obrázku č. 3) se s dokumenty zasílá i tzv. průvodka. V ní je souhrn celého
exportu – zadané období, řady, konkrétní doklad/y a také modul, z kterého je dávka udělána

· V dávce mají dokumenty stejný název v dokladech/připomínkách stejný jako v IMES programu, proto si je můžete jednoduše vyhledat dle názvu.